工程文件(房建项目)的立卷与归档

工程文件(房建工程)的立卷与归档第四章 工程文件的立卷与归档

一、立卷的原那么与方法

1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管与利用。

2、一个建立工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。 3、立卷方法

〔1〕工程文件可按建立程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五局部。 〔2〕工程准备阶段文件可按建立程序、专业、形成单位等组卷。

〔3〕监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

〔4〕施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

〔5〕竣工图可按单位工程、专业组卷。 〔6〕竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。 4、立卷过程中宜遵循的要求：

〔1〕案卷不宜过厚，一般不超过40厘米。

〔2〕案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。

二、卷内文件的排列

1、管理文件按问题、时间或重要程度排列。同一事项的请示与批复，批复在前，请示在后；函与复函，复函在前，函在后。

2、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。

3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试与运行维修等顺序排列。

4、竣工图按专业、图号排列。

5、卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。 三、案卷编目 1、编制卷内文件页号

〔1〕卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1〞开场。

〔2〕页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，反面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

〔3〕成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

〔4〕案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 2、卷内目录的编制

〔1〕卷内文件目录：卷内文件目录由顺序号、责任者、文件编号〔图号〕、日期、 文件标题〔题名〕、页号、备注组成。各项内容均应填写清楚。

〔2〕序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

〔3〕责任者：填写文件的直接形成单位与个人，有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等〞代替。 3、文件编号：文件编号〔图号〕，填写文件的发文字号或图纸编号。

〔1〕文件标题〔题名〕，填写文件标题〔图纸〕全称。文件题名

〔2〕日期：填写文件形成的日期。

〔3〕页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。

卷内目录排列在卷内文件首页之前。 4、卷内备考表

〔1〕卷内备考表的式样应符合有关规定。

〔2〕卷内备考表主要说明卷内文件的总页数、各类文件页数〔照片张数〕，以及立卷单位对案卷情况的说明。 〔3〕卷内备考表排列在卷内文件尾页之后。

5、案卷封面的编制

〔1〕案卷封面印刷在卷盒、档案盒、卷夹的正外表，也可采用内封面形式。案卷封面的式样应符合有关规定的要求。

〔2〕案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

〔3〕档号应由分类号、工程号、案卷号组成。档号由档案保管单位填写。

〔4〕档案馆〔室〕代号应填写国家给定的本档案馆〔室〕的编号。档案馆〔室〕代号由档案馆〔室〕填写。 〔5〕案卷题名应简明、准确地提醒卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。 〔6〕编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。

〔7〕起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。 〔8〕保管期限分为永久、长期、短期三种期限。永久是指工程档案需永久保存。长期是指工程档案的保存期限等于工程的使用寿命。短期是指工程档案保存20年以下。同一类卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。 〔9〕密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

6、卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70克以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。 四、案卷装订要求

1、案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订，既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔或不绣钢钉左侧装订法，要整齐、结实、便于保管与利用。

2、文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸可不装订，但同一工程应统一。 3、案卷内不应有金属物。

4、单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档案号章。档号章内容有：档号、序号。 5、外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

五、卷盒、卷夹、案卷脊背

1、案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式〔公司统一为采用卷盒〕

〔1〕卷盒外表尺寸为310mm×220mm，厚度分别为20、30、40、50mm。

〔2〕卷夹外表尺寸为310mm×220mm，厚度一般为20—30mm。

〔3〕卷盒、卷夹应采用无酸纸制作〔无酸纸档案盒〕。--

2、案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。 六、工程文件的归档 1、归档要求

〔1〕归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建立活动的全过程。文件材料归档范围、质量符合有关规定。 〔2〕归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。

2、归档时间

〔1〕根据建立程序与工程特点，归档可以分阶段分期进展。也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进展。 〔2〕勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将个自形成的有关工程档案向建立单位归档。

3、工程档案的审查

勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建立单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况与案卷质量进展审查。审查合格后向建立单位移交。

4、凡设计、施工、监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定要求单独立卷归档。