关于档案管理工作的建议

关于公司档案管理的建议

我公司的档案工作欠缺很多,以致影响到今后一段时间的档案查阅利用。为了方便公司的档案材料统一、集中、有序保存，加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，同时促进各部门的协调和各项工作的顺利开展，特提出如下建议：

一、档案库房的一般要求：保存档案必须有专门的库房，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。（而我公司档案室的设施及卫生环境做的很不好，档案室里的东西堆的像个杂物间。从来没人去打扫过，里面的档案资料放置的也比较乱。）

二、档案管理机构及职责

1、由办公室人员负责接收、下发、整理、归档、汇总，由指定的办公室人员负责档案的保管和提供。

其利用的工作，并监督公司各部门及其员工对档案的使用过程。

2、办公室应逐步完善档案管理制度，确保档案安全和方便利用，并且及时纠正档案管理中的疏漏。

三、档案保管

档案保管工作在整个档案工作中具有重要意义。档案保管工作质量的高低，对提高档案管理工作水平具有重大的影响，甚至在一定条件下具有决定性的影响。为档案管理工作提供物质对象，提供一个最起码、最基本的前提。

1、接收档案必须认真验收，并办理接交手续。

2、存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。

（排架和编号应整齐一致、统一编号、空间利用、避光通风；顺序是从左到右、从上到下。）

3、防治档案的损坏（包括自然损坏和人为损坏）。延长档案的寿命；维护档案的政治安全 ，防止泄密。

4、底图除修改，送晒外，不得外借。修改后的底图入库，认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。

4、汇总

（1）办公室资料：根据文件的编号或日期汇编成册，分为两大部分：接收文件和下发文件（分别记录）

四、档案的借阅

因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损等，更不能随意乱放，以免遗失。