学校总务工作管理的内容与过程分析

学校总务工作管理的内容及过程

1．学校总务管理的内容

学校总务工作，除了思想政治工作以外，大致有三部分，即办学的基本设施，教学科研的物资供应和为师生员工的生活服务。因此，学校总务管理，包括管理机构和队伍建设，实验室建设及管理，图书情报资料的建设及管理，校办工厂（农场）管理，财务管理，基建管理，伙食管理，生活服务管理，医疗卫生管理，房地产管理，校舍修缮管理，设备物资管理，车辆管理，校园管理，幼儿园管理等。在所有这些方面的管理当中，主要的有： （1）管人。管理工作是一种社会活动，管理对象中的各个不同因素和管理过程中的各个不同环节，都需要人去掌握和推动。管理工作，首先是管人，这是管理工作的核心。邓小平同志说：“所谓管理得好，主要是做好人的工作。”

因此，只有抓住做好人的工作这个根本，使全体人员明确整体的目标，自己的职责，工作的意义，相互的关系等，才能主动地、积极地、创造性地去完成任务。这就是有的管理学中提到的“人体原理”。

管人，包括对人的安排使用、培养、考核等，其核心是调动人的积极性。

用人，要唯贤是举，知人善任，用其长，避其短，使有

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相应才能的人处在相应能级的岗位上，人尽其才，各尽所能，这是用人的一条基本原则。尤其是当前学校总务工作人员，总的看素质不高，专业人才不多。因此，领导者要有爱才之心、识才之眼、用才之胆，善于发现总务人员的长处，合理安排使用。在用人之长的同时，还要在一定范围内（不是无原则的）容人之短，并且用发展的眼光看待一个人的长处和短处，做到要用之则信之，使他们能够放手工作，负起责任。

要使用，就得培养。学校总务的许多部门都是业务部门、技术部门，对管理人员和工作人员都有相应的业务要求。尤其是在科技发展和实现现代化的要求下，总务人员中需要学习的很多。因此，必须把对人的使用和培养结合起来，要有计划地采取多种形式和途径，组织职工学习管理，学习各自工作的专业知识，充分发展每个人的潜在能力，做好工作。

对人的管理要有行政措施，要有制度约束，要有考核。就是说，对总务各种管理人员和工作人员的活动要有规定，使之围绕共同的目标，步调一致，齐心合力。为此，必须建立健全岗位责任制、考核制和奖惩制，并把责、权、利结合起来，使总务人员在其位，谋其政，行其权，尽其责，取其利，获其荣，惩其误。

调动人的积极性，首先是必须重视和加强思想政治工作。要对总务职工进行马列主义、毛泽东思想和党的方针政策教育，以共产主义为目标的理想、信念教育，为祖国实现“四化”而工

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作的爱国主义教育，崇高的共产主义道德品质教育，遵纪守法教育，以及全心全意为教学、科研和师生员工服务的事业心等等。要发扬我党思想政治工作的优良传统，同时要深入了解职工的思想状况，从思想政治工作的新情况和新特点出发，探讨新问题，创造科学的新方法。在进行思想政治教育时，要坚持以理服人，摆事实讲道理；要坚持正面教育，树立典型，表扬先进；要提倡职工的自我教育，相互教育，开展经常而适当的批评及自我批评。其次是把物质鼓励和精神鼓励结合起来。在坚持以精神鼓励为主、物质鼓励为辅的原则下，给工作好的职工以一定的物质奖励，这有利于调动职工的积极性，也符合社会主义的按劳分配原则。 （2）管理。学校家大业大，需要科学管理的东西很多。例如，图书资料几十万、几百万册，仪器设备价值几百万、几千万元之多，校舍基建面积几万、几十万平方米，各种车辆几十、几百辆，各种家具设备数不胜数。这些物资都是办学的必要条件。因此，管理在学校总务管理中处于重要的地位。

管理，包括购物、贮物、使用、维修、流通等，其核心是为学校教学、科研和其他各项工作提供物质保证。因此可以说，学校的管理，是为完成学校既出人才又出成果的任务而及时地、不间断地、齐备地、按质按量地提供所需物质的管理活动。这里的及时性，是由教学、科研等工作对物资需要的时间性决定的，供应不及时会影响工作，供应过早会造成积压浪费；物资供应的不间断性是由学校各项工作的连续性决定的，尤其是一些消费性

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物资，需要不断地供应。物资供应的齐备性，是由学校总务工作范围广、大型项目需要成套设备来决定的。

满足教学、科研需要，首先是加强仪器设备和图书资料管理。随着现代化科学技术的发展，学校教学、科研工作对仪器设备、图书资料的要求越来越高。提供先进的仪器设备和充足的图书资料，是建立和保持正常的教学、科研秩序，不断提高教学水平和科研水平的重要保证。对设备的管理、是对设备的购置、安装、使用、维修、改造、更新，直至报废的全过程的综合管理，以达到降低成本、延长设备使用寿命、提高其综合效能的目的。 学校校产和物资管理，必须贯彻“制造和使用相结合”、“修理、改造和更新相结合”、“技术管理和经济管理相结合”、“专业管理和群众管理相结合”以及“预防为主、维修保养及计划检修并重”的原则，努力提高完好率和使用率。

对消费物资的管理，要做到有计划、供应及时，要方便用户、简化供求手续，同时还要加强控制，杜绝浪费。为此，要建立市场联系，打通购销渠道，建立必要的管理制度。 （3）管财。财力同人力、物力一样，是管理的最基本内容之一。财力，是指财政可以支配和动员的力量，其物质体现就是货币，它是学校教育事业发展的重要资源。根据货币基金不同来源，不同职能，学校的财务管理，包括教育事业费（预算内资金）管理，

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基建费管理、预算外资金管理等。其中预算内资金是国家拨给的专门用于学校的事业费，用于开展学校的各项工作。基建资金是国家拨给学校基本建设的资金。预算外资金是学校有关部门按国家的有关规定，从事生产和服务经营的资金收入，主要用作学校事业费的补贴。

学校对预算内资金的管理及分配，应该在“实事求是，量力而行，统筹兼顾，综合平衡”方针的指导下，兼顾教学、科研、办公、生活等各方面需要，合理分配及使用资金，充分发挥财务管理对各项工作的促进、调节和监督作用，以取得最佳的经济效益。就是说，在安排和使用教育事业费时，要遵循统筹兼顾，全面安排，提高效益，厉行节约的原则，在优先保证教学、科研工作正常需要的前提下，注意改善师生员工的工作、生活条件。 我国对学校基本建设的投资在全部教育费用中占有相当大的比例。因此，管好基本建设经费，是很重要的。管好基本建设经费的核心问题，是提高基本建设投资的经济效益，这主要表现在基本建设资金所形成的固定资产的数量和质量，形成固定资产的时间（建设周期）以及项目使用以后的效益上。

学校基金的管理，要认真贯彻党和国家财经方针、政策和法令，维护财经纪律，正确处理国家、集体和个人利益的关系。 （4）管事。就是处理工作中的具体事务。事情有大有小，千差

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万别，管事是和管理人员的职务联系在一起的。例如，高等学校的总务管理，一般的分为三级：院校级（主管总务工作的院校长、总务长）、处级、科级，这是总务管理工作的三个不同的能级。能级不同，管理的权限和职责不同。院校级有一定的决策权，指挥权，对总务的各项工作负有领导的责任，处科级主要是执行，对本部门的工作进行计划、组织、指挥、控制及协调。执行结果，下级要向上级及时反馈，要对上级和具体的工作负责。这也是我们经常强凋的组织观念。各级领导的职责不同，管理事务的范围也有所区别。院校级领导要善于抓大事、要事，不要为琐事缠身，工作有计划，紧张而不忙乱。如果出现“走路有人追，吃饭有人陪”的状况，那就是没有抓到点子上。各级领导都要学习科学的管理方法，深入总务工作的第一线，在自己管辖的范围内，善于发现问题、分析其原因，采取有效措施，及时解决。

（5）管时间。时间是管理的基本要素之一，有效的利用时间，对提高工作效率是非常重要的。管理时间，第一是要惜时。“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”；“时间就是胜利”；“时间就是金钱”；“时间就是效益”；“时间就是生命”，这些都说明了时间的重要，必须珍惜时间，树立时间观念。对领导者来说，一要善于掌握自己的时间，二是合理安排和珍惜别人的时间。要控制开会的次数，开会时要做到五个“W”、一个“H”： What（什么事什么问题）， Why（为什么要研究这件事）， Where

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（什么地方，哪个部门执行），When（什么时间完成），Who（谁去完成），How（怎么完成）。珍惜时间，对一般管理人员和工作人员来说，不但要遵守作息时间，还要树立远大理想，紧张地学习和工作，为实现自己的理想而奋斗。管理时间，第二是要合理安排和利用时间，努力提高工作效益。为此，必须加强工作的计划性，根据总务工作必须先行以及带有季节性、时间性的要求，争时间抢速度，把总务的各项工作做到前面去，变总务为先行，不失时机地做好各项服务工作。

（6）管信息。信息是指通过文字、数据或信号等形式来表现的、可以传递和处理的对象。利用信息可以反映出各事物之间的相互关系。管理科学从一定意义上可以看成是以研究处理信息为中心的科学。信息是各级管理层次决策的依据，信息的获得、传递及反馈是管理的重要内容和手段。在学校总务管理活动中，管理者得到上级布置的任务，是在“接收”信息；向他们传达和安排工作，是在“传递”信息；在管理的过程中不断了解各方面的执行情况，并据此考虑修改原工作计划，是利用了信息的“反馈”。 学校总务管理是一种有目的有组织有计划的活动，而目的确定，组织机构及队伍的建立，计划的制定，都要有足够的信息。学校总务管理也是一种动态管理过程，其中工作的进展、各个环节的联系、各方面关系的协调，也都要有信息的传递和反馈。为了确保信息准确无误地获得、传递及反馈，必须建立和完善相

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应的组织机构。因此，在研究机构改革，减少层次，明确规定各层次应掌握和反映哪些信息，明确规定平行机构之间、同一机构中人员之间各自的职责范围和协作关系，建立一定的组织联系和交往方式，克服“鸡犬之声相闻，老死不相往来”的局面。 2．学校总务管理的过程

根据管理理论，学校总务管理过程是由计划、组织、指挥、控制和协调等环节构成的。

（1）计划。学校总管管理目标和决策确定以后，要通过制订总务管理计划，进行分阶段的具体安排，才能分期地有步骤地加以实现。制订和执行总务管理计划，是总务管理的核心。列宁指出：“任何计划都是尺度、准则、灯塔、路标”。只有首先抓住计划管理，才能使管理人员明确工作方向和各自的职责，才能有效地进行组织、指挥，并协调各个环节的关系，才能合理安排使用人力、物力、财力，取得最佳的经济效益。

同管理目标一样，计划也可分为学校总务管理总的计划、各具体管理部门的计划以及长期、中期、短期计划。学样总务管理计划的制订，必须按照自下而上、上下结合、综合平衡、互相衔接的要求进行。根据学校主管单位下达的计划控制数，结合本校的实际，发动群众，自下而上，逐级编制计划草案。学校根据各部门上报的计划草案，分析其需要及可能、当前及长远、局部

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及整体、重点及一般、内部条件及外部环境等因素，进行全面研究和统筹安排，使各项计划指标建立在积极、可靠而又互相衔接的基础上。通过计划的综合平衡，使总务的各个部门之间，总务及学校其他部门之间协调一致，密切配合。学校总务管理的长、中期计划（规划）确定后，还需要制订总务管理工作的学年计划、学期计划，各部门依此编制各科室的工作计划。

（2）组织。管理目标和计划确定以后，就要通过组织实施去实现。总务管理的组织过程，就是按照民主集中制的原则，确定管理体制，包括组织机构凋整，职权的划分，责任制的建立，合理调配人力、物力、财力，使人尽其才、物尽其用。要首先组织好人力，做到责、权、利相结合，调动各管理部门和职工的积极性、主动性。同时还要把总务管理活动的其他环节和要素都合理地组织起来，上下、左右之间密切配合，在空间和时间上互相适应，才能使学校的教育活动形成一个有机整体。

（3）指挥。为了使总务管理计划得以实现，各方面的工作能够协调地动作起来，必须有统一的指挥。包括：指挥下属单位和职工履行职责，完成工作任务：对下属机构和人员请示的问题给予具体指导，及时解决管理过程中发生的问题；为下属单位和职工提供必要的服务。指挥必须统一，不能政出多门，使下属单位和个人无所适从。学校总务管理的决策权有党委（实行校长负责制的学校则归校长），指挥权归主管总务工作的院校长、总务长。

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要建立和健全统一的行政指挥系统，设置必要职能部门，配备好干部。各职能部门的干部也要正副职分工明确，各司其职。指挥还必须拥有权威，做到令行禁止。如果有令不行，必将影响工作效率。当然，指挥也不应当是脱离实际的瞎指挥，指挥者要发扬民主，善于听取意见。同时，要实行集权及分权相结合，发挥下属单位和职工的积极性。

（4）控制。控制从某种意义上说也叫监督。通过控制，及时掌握总务管理目标的实现情况，组织工作的适应情况以及指挥的实施情况。控制包括：揭露总务管理活动中的矛盾，分析原因，采取措施，加以解决，使管理活动不偏离目标和方案；发现先进典型，总结推广经验，促进各部门管理水平的提高；考核经济效益，有奖有惩。为了有效地控制，必须建立健全信息反馈系统。毛泽东同志说过：“情况明、决心大、方法对”。这里的“情况明”就是现在说的掌握了各种信息，“决心大”就是指的决策、指挥要果断。可以说，管理是不是有效，指挥是不是迅速、准确，关键是看有没有灵敏的、准确有力的反馈。

（5）协调。总务管理目标、计划的实现，常常不会是一帆风顺的，在其实现的过程中，由于主、客观条件的变化，将产生新的矛盾和问题。因此，需要及时加以调节，这就是协调。它包括：调节管理目标和计划；调节人力、物力、财力、时间等；调节总务管理部门上下、左右的关系。因此，在总务管理活动中，要不

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断地进行计划调节、组织调节、管理业务调节和财务调节等。通过调节，促进总务管理的各项活动在不断变化的环境中协调发展，最终实现管理目标。

学校总务管理的作用

社会各类机构对后勤的称谓有所不同，一般来说，学校称后勤部门为总务部门。中学暂行工作条例（草案）第四十三条规定：“全日制中学一般设教导、总务两处和办公室……协助校长工作。”同时并规定在校长领导下的校务会议，总务主任是当然参加成员。条例明确了总务处是学校的一个职能部门，它在学校中的作用主要是：

（1）保证为教师和学生提供一个良好的教学和学习条件，并随着国家经济的发展，不断加以改善，以利全面贯彻教育方针，不断提高教育质量。这个“条件”指：校舍、场地、各项教学仪器、图书、文体设备、家具设备、生活保健设施、各项教学器材、文具纸张、良好的环境以及生活供应等等。这些条件，都是学校开展工作的必要物质基础，尤其是教学设备的好坏或有无，将直接关系到教育质量和青少年一代的成长。比如教学中贯彻理论联系实际的原则或直观性原则时，往往采取组织学生进行实验或由教师演示的方法，使学生获得丰富的感性材料，激发他们积极思

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考，把书本知识和实际联系起来，加深对所学对象的理解，形成正确的概念，牢固地掌握所学的基本知识，培养学生观察问题、分析问题、解决问题的能力。要取得这样的教学效果，必须利用各种教学仪器、各类标本、模型、图片、图表以及影声设备。在体育教学中，为使学生的身心得到正常发展，促进健康，增强体质，必须配备必要的文体器材和场地。其他各科教学，同样需要借助有关的教具或资料。而这些物质设备都有待总务部门提供。此外，总务部门还要不断改善生活供应，帮助教师解除后顾之忧，使其专心致志地搞好教学，提高教育质量。总务部门在贯彻教育方针，落实知识分子政策等方面都起到积极的作用。

（2）管理育人。学校总务管理不仅为教学提供良好条件，还要管好这些条件，确保国家财产的安全，充分发挥设备的作用，更好地为教学服务。在管理中主要抓好两项工作：一是建立必要的管理制度。总务管理必须建立一定的规章制度，使全校师生有章可循；二是要对学生进行思想政治教育。总务人员在日常管理工作中，以自己的职业道德、文明行为和管理技能，配合班主任的教育，使学生懂得学校的各项设备是教学的物质基础，是劳动人民的劳动结晶。培养他们的劳动观念和爱护公共财物的良好品德。通过具体事例，经常宣传管理制度的必要性和重要性，启发他们遵守制度的自觉性，增强他们的纪律性和组织性。总务管理既管物又教育学生，从而延长财产使用年限，提高使用效率。贯彻勤俭节约的方针，促进学生的德智体三方面都得到发展。因此

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总务管理在学校管物育人中的作用也是不可低估的。 2．学校总务管理的地位

（1）搞好总务管理是办好学校教育的基础。我们知道，教学科研、思想政治工作和总务管理，是学校全部工作的三个重要组成部分。其中，教学和科研是中心，思想政治工作是统帅，总务工作是基础和保证。这三个方面的工作分工不同，各有其职责，又互相联系，相互配合，共同完成学校所承担的出人才、出成果的任务。这三个方面的工作对学校来说，是缺一不可的。因为如果没有教学和科研工作，就不成其为学校了，思想政治工作和总务管理也就成了无的之矢；如果没有思想政治工作，教学科研和总务工作就缺少了精神动力，甚至会迷失方向；同样的，如果没有总务管理工作，教学科研和思想政治工作失去了物质基础，也是进行不了的。办一所学校没有结构合理、学术水平较高的师资队伍不行。但是，巧妇难为无米之炊，再好的师资队伍如果没有必要的教学和科研条件，没有总务工作为其提供服务，也是不能发挥作用的。所以说，办学校要有基础、条件，而搞好总务管理正是办好学校的一个非常重要的基础工作。

合理安排使用教育经费、基建经费，搞好校产建设管理，提供图书资料和教学实验设备，以及搞好生活服务等，为教学、科研创造良好的工作环境，为师生员工创造必要的工作和学习条件，是很重要的。尤其是在现代科学技术迅猛发展的情况下，实现教育科研设备的现代化，是保证高等教育实现“三个面向”的

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物质技术基础。不断改革学校的技术装备，这是培养专门人才和进行科学研究的重要条件。学校总务工作的首要任务就是要千方百计地为教学、科研工作创造条件，这是重要的物质基础。可以说，现时代的总务管理能否保证教学科研所需要的各种现代化设备、物资，在很大程度上决定了学校教学质量和科研水平。 （2）搞好总务管理是提高教育投资效益的重要途径。党和国家非常重视教育事业的发展。在我国经济还不够发达，各行各业都需要大量投资的情况下，每年拨给一所学校的经费少则几百万元，多则几千万元。学校总务部门是学校的“管家”，掌管着大批财、物。如何当好这个“管家”，用好这些财富，使其发挥应有的作用，是关系到降低培养人才成本，提高办学经济效益的大问题。

学校的经济效益也同物质生产部门的经济效益一样，有一个“投入”及“产出”间的比较。在投入方面同样需要考虑劳动消耗和劳动占用两大因素，在产出方面也必须考虑量和质的因素。当然，学校的经济效益涉及的面比较广，各种因素间的关系也很复杂。但就总务管理来说，主要有三个方面：

第一，关系到劳动消耗的多少。马克思说：“和单一的个人一样，社会发展、社会享乐以及社会活动全面性，都决定于时间节约。一切经济最后都归结为时间经济。”又说：“真正的财富在于用尽量少的价值创造出尽量多的使用价值。换句话说，就是在尽量少的劳动时间里创造出尽量丰富的物质财富。”因此《政

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治经济学辞典》把经济效益解释为“生产再生产过程中，劳动占用和劳动消耗量同劳动成果的比较”。搞好总务管理，一是可以少用人多办事，减少编制，节省总分职工总体的劳动时间；二是把服务工作搞上去，可以节省教师、学生的大量时间。

第二，关系到劳动占用的多少。学校的“产出”是人才、成果。出人才、出成果除了要投入人力外，还需要投入大量的物力、财力。学校的财产物资是货币资金的转化形式。加强学校财产物资的管理，就能充分挖掘财产物资的潜力，提高物资设备的利用率，从而以较小的劳动占用取得最大的出人才出成果的效果。 第三，关系到出人才出成果的数量和质量。国家每年对一所学校的投资是一定的，科学地利用国家的投资，最大限度地调动人的积极性，管好、用好财、物，做到人尽其才、物尽其用，不但可以挖掘潜力，扩大办学规模和层次，增加培养人才的数量，而且重点地安排使用人、财、物，还可以提高教育质量和科研水平。因此，总务管理水平是决定办学经济效益的一个重要因素。为了提高教育投资的经济效益，必须在理论上真正搞清政治及经济，劳动消耗和资金占用，大干、苦干和科学管理，“合理”及“合法”之间的关系，在总务管理实践中不断加强和完善计划统计、财务会计、业务技术核算的基础工作，切实做到事事、处处、时时、人人都讲求经济效益。

（3）搞好总务管理是稳定学校秩序的重要条件。我国学校不同于外国学校的一个显著特点，是师生员工聚集在一起。总务

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管理的一个重要职责，是为这样一个大集体创造良好的工作环境和生活条件，解除师生员工的后顾之忧，从而稳定整个学校的工作秩序、学习秩序和生活秩序。

现行学校总务管理模式，基本上是解放区大包干沿续下来的，一所学校几乎成为一个“小社会”。总务部门要管的事情很多，“吃喝拉撒睡、生老病死退、教职工子（女）外（教）、研（究生）大中幼托”等等都得管起来。这些工作关系到师生员工的切身利益。总务工作只有为全校师生员工（包括家属）的工作、生活提供方便，满足他们的合理要求，才能解除他们的精神负担，使他们能够安心并专心致志地工作和学习。尤其是当前，总务部门更要为师生员工的住房、吃饭、医疗、子女教育、交通等问题多想办法，多做些实在的工作，使学校这个“小社会“能够安定，正常的工作、学习和生活秩序得以建立和稳定

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