2020年 4 月19 日
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物资管理办法
为规范我院的物资管理工作，提高经济效益，降低经营成本同步杜绝物资管理工作中的跑、冒、滴、漏，特制定本管
理办法。
适用范围 :凡医院所需的所有物资均适用此办法。
一、采购 / 入库管理流程：
1、招标流程
采购部门（采购员）组织供应商招标，招标完成后，由采购部门（采购员）打印中标的物资材信息交到物价办确认是
否收费，采购部门（采购员）将中标的供应商信息和中标的物资材料信息录入望海物流系统中；
2、采购 / 通知供应商
对于常备物资：库房库管员对常备物资设置安全库存基数，采购部门（采购员）每周四下午根据库存基数生成采购订
单，并通知供应商安排送货；
对于零库存物资：
1)、业务科室每周一上午，在 HERP系统中录入本周物资材料的需求计划，并提报到相应库房；
2)、药剂科每周一下午完成对各个业务科室的需求计划汇总，
3)、根据汇总后的科室需求计划编制采购计划，审核后并提交采购部门；
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3、送货
供应商根据采购部门（采购员）通知所采购的材料进行备货，并集中在每周三送货到库房，业务科室急用的材料随时
送货；
4、验货
前提条件： 供应商将所采购的物资材料送到库房，附带随货清单、采购验收单；
验货人员： 库管、采购部门的采购员；
验货内容： 物资材料的效期、批号、品种、数量、单价；必须保证发票上的品种、数量与实物保持一致；发票上的供应商必须与采购通知单上的供应商保持一致，否则视为验收不经过。验收完成后，采购部门的采购员、库管员共同在采购验收通知单上签字确认，由物资会计及时进行入库单的编制及实物的入库。
验货职责： 采购部门负责验收物资材料的质量；库管员负责物资材料的品种、数量、批号、效期等信息；采购部门必须参加所有物资材料的验货；
二、物资材料入库及日常管理
1、在物资材料经过验收后，由物资会计在 HERP物流系统中进行入库操作，在填制入库单时应注意： A、选择提供材料的供应商和入库的库房； B、在录入材料信息时，除了录入单价、数量外，针对医用卫生材料同时要录入材料的效期、批
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号，并保存入库单；同时由物资会计对入库单进行审核、入库确认，并打印入库单，物资会计、库管员、采购部门的采购
员在入库单上签字确认，最后由库管员做实物的入库处理。
注：入库单一式三份，第一联交供货商；第二联交物资会计、第三联交总会计；
2、总务科、药剂科在物资的保管过程中，应按照不同的规格型号、用途、形状实行科学合理的摆放，以便于发放和清
点，对于保质期管理的物资，应按照采用先进先出的方式进行管理，为了保证仓库的安全和防止物资变质，要做好防火、
防盗、防潮工作，还需要建立健全档案管理，及时掌握和反馈需求、供应、耗用和储存等状况，
对于设置安全库存管理的
物资，由药剂科负责向采购部门提报采购需求计划；
3、 物资材料需要按季盘点，季度和年终进行全面清查，检查物资账面数量和实际是否相符，检查各种物资有无超积
压、损坏、变质等情况，在清点工作中发现盘亏、盘盈应分析原因，并及时处理；
六、物资材料出库
A 模式： 由业务科室 (临床与医技部门 )每周二经过客户端编制下一周的“科室领用申请”单，经过各科护士长或科主任
审批后，于每周二 24 点前“发送”给药剂科或总务科库房，由药剂科、总务科的物资会计进行“科室领用申请审核”功能
对科室提交的申领单进行处理，根据申领单生成出库单，同时进行审核，并打印出库单交给库管员，各科室每周三派人到
库房领取材料，领料人及库管一并在出库单上签字确认，库管员办理完材料领用后将签字确认的出库单交回物资会计处。
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B 模式： 主要针对行政后勤科室，未在客户端经过网上申领而获取材料的领用，由使用部门直接到药剂科、总务科库
房经过其它途径（如：电话通知）申领材料，由药剂科、总务科的物资会计直接办理材料出库单并打印出库单，各科室人
员自行领取材料并在出库单上签字确认；
出库单一式四份：物资会计、保管员、财务科、使用科室各一份；
七、发票管理
1、货票同行
在物资材料验收、入库完成后，由物资会计将同一供应商的入库单、、采购验收通知单整理在一起，每月底转交财务
会计，同时办理发票及入库单交接手续；财务会计对收到的入库单进行审核，而且要审核供应商提供发票的真伪；
2、货票不同行
针对一些小额的后勤物资供应商不能做到票货同行时，物资会计以随货清单入库；在物资材料验收、入库完成后，物
资会计将签完字的入库单保存起来，等供应商在
月底前（每月 25 号）把发票送到后，再将采购验收通知单、发票、入库单
对应后交财务会计，同时办理发票及入库单的交接手续；
3、物资会计对发票的审核
财务会计对物资会计交来的发票和入库单进行审核，审核的内容包括发票与入库单的材料品种、金额、供应商名称是
否一致等信息；
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4、月底发票未到的处理方式
待月底供应商仍没有将发票送到库房物资会计处时，物资会计要将发票未到的入库单交到财务会计处，暂由财务会计
保存发票未到的入库单，由财务会计通知采购部门，启动对供应商的处罚措施；
5、未到发票的通知和处罚措施
采购部门每月 26 日通知供应商在 28 号前把截止到本月 25 日送货的发票送到库房物资会计处。
如供应商不能按时将发票送到药剂科—物资会计处时，则对该供应商当月发生的材料款在规定付款时间的基础上顺延
个月。
如果供应商提供假的发票，根据医院的规定有权拒付材料款，甚至取消该供应商的供货资格。
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附件 2
物资管理相关科室职责
一、采购部门
1、负责供应商字典的维护；在系统中维护供应商的相关证件信息，对即将到期 的供应商证件进行预警提示；
2、对于资质过期或没有审核经过的供应商及时停用，保证无法对其办理入库手 续；
3、需要采购部门严格控制供应商信息，如果供应商不是中标单位，不能录入到 物流管理系统中，如果在材料入库时调不出随货清单或者发票上所提供的供应商
时，说明中标供应商与实际提供材料的供应商不符，则无法办理材料入库，这样
便能够控制提供材料的供应商与中标供应商不一致的问题；
4、负责物资材料字典的维护，医用材料必须使用产品注册证的名称，能够在系 统中维护医用材料的生产许可证信息，对即将到期的证件进行预警， 能够控制
没有经过招标的物资材料无法办理入库手续；
5、每周一和库管员、物资会计共同对供应商送来的物资进行验货，主要检验物 资的质量；
6、对供应商的价格、品质、交期及供货能力进行考评，以确保供应商的供货能 力；
7、及时跟踪供应商价格行情及品质情况，以便提高物资材料品质和降低采购成 本；
8、采购部门每周五下午完成对供应商的送货通知，如果延误造成供应商送货的 延迟，由采购部门负责；
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9、因中标物资材料信息、中标供应商信息维护及中标供应商资质造成的相关问 题，由采购部门负责。 二、总务科、药剂科、设备科
1、每周一和采购部门共同对物资入库进行验收，主要验收物资的名称、规格、 型号、数量、批号和效期等； 2、药剂科必须在每周五中午
12 点之前完成对各个业务科室的需求汇总并生成采
购计划，并提交采购部门，因提交不及时造成采购的延误由药剂科负责 3、药剂科必须在每周三中午 成出库单；
12 点之前完成对各个业务科室的领用申请审批并生
4、负责出入库单的录入和审核并打印； 5、负责物资的盘点和清查；
6、药剂科存放保质期管理的物资，一定按照先进先出的方式出库，对于保质期 到期之前还未出库的物资，要及时通知供应商协调安排更换或退货等处理；
7、物资材料在仓库存放过期或因存放发生的质量等问题，由设备科负责； 8、设备科因条件不足，暂时不参与本制度制定。 三、业务科室
1、负责科室需求计划的录入及审核；
2、负责对临时领用物资材料领料申请单的录入及审核；
3、业务科室领用物资材料时一定要在物流系统中填写领料申请单或需求计划， 杜绝书面形式的申请单及需求计划；
4、业务科室物资需求计划必须在周二晚上 出库；
24 点完成，逾时将顺延一个星期安排
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5、业务科室领用过的物资材料，要及时使用，对于保质期管理的物资，要在保 质期到期 1 个月之前通知药剂科，药剂科把将要过期的物资材料回收后，通知采
购部门，由采购部门协调通知供应商安排更换或退货等处理。
四、财务科
1、物价科负责确认物资材料是否收费、核对收费单价以及对应收费明细项目； 2、财务科负责审核发票的真伪；
3、财务科参与设备科库存的盘点与清查。
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