物流部办公室海尔6S管理规定修订版

物流部办公室海尔6S管理规定修订版

IBMT standardization office【IBMT5AB-IBMT08-IBMT2C-ZZT18】

物流部办公室5S管理制度

为了给员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境，使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次，特制定制度如下。

一、本制度试用范围：本制度适用于物流部本部及各外埠营运科全体员工。 二、整理

1. 每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有效）和不要（过期无效）的，不要的全部销毁。必要的文件存档。

2. 每月对表单记录（包括电子文档）作盘点，盘点后的有效表单记录统一装箱归档，总部填写标签后放置营业大厅西北角存放，外埠分厂自行安排。

3. 对所辖区域的物品、设备、空间做盘点，并区分其“要”和“不要”，分类如下：

（1）设备：电脑、打印机、文具、书籍等； （2）空间：柜架、桌椅、铁皮箱等。 （3） 物品：个人用品、装饰品

4. 依据下列常用程度和使用频率标准决定物品的“要”与“不要” 。

常用程度 使用频率 处理方法 低 过去一年都没有使用过的物品，而且不能再用 丢弃 在过去的6个月中只使用过一次的物品 中 一个月使用一次的物品 集中存放 一周使用一次的物品 高 每天都使用的物品 保存在办公桌或随身携带 每小时都要使用的物品 5. “不要”物品经部门主管判定后，集中退回集团仓库或报废。 三、整顿 1．办公室整顿：

（1）办公桌：桌面除文件、电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他物品；文具必须竖放。办公用品一般的常用品：笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器，可以集中放在办公桌的一定区域内，电脑线、网线、电话线有序放置；人离开半小时以上应将桌面收拾干净；

（2）抽屉：抽屉里尽量不放办公用品。最下层抽屉可以放A4的文件、资料；把这个空间充分利用起来，可以放下面这些东西：个人的东西，个人的参考资料（文件夹、手册、商品目录等），文件卷宗（各种信息、草拟的文件材料等），空白稿纸、不常使用的文具等。

（3）坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离开半个小时以上，椅子应放回桌洞内。定期对坐套进行清洗，保持干净； （4）电脑：电脑置办公桌左前角，主机放置桌面下； （5）垃圾篓：罩塑料袋，置桌子下右前角； （6）桌洞下不得堆积杂物。

（7）衣服请置挂于衣架或抽屉内，严禁随意放在办公桌椅上。

2．文件、资料管理整顿：

（1） 将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置，此外还有机密类文件。根据应用情况应将分为每日必用、常用和常不用三种，常不用的文件要尽快处置；

（2）硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰，电子文件需要永久、长期保存的，应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存。对重要文件及数据必到制面事业部共享的计算机上备份；

3．电子邮件整顿：

办公自动化里面重要邮件应该及时备份；电脑硬盘中应专门建立一个文件夹，不能处理的邮件存放在里面；

四、清扫

清扫的对象主要是个人办公区域：桌面，桌洞；办公设备：电脑、传真机、复印机、打印机等等，清扫标准如下：

对象 清扫标准要求 周期 清扫时间 个人区域 桌面干净整洁、桌洞内无垃圾、无杂物遗落 每天5分钟清扫 每天上班前后5分钟 办公设备 主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢 每周一次 每周六下班前15分钟 桌面、电脑中不能有失效文件，不可轻易看到文档 机密文件；无超过保管期限的表单；无破旧的卡片、册子、档案、报刊等；无无用的手稿与工作无关的文件。 每月一次 月末 五、清洁

1．每天上班前对自己的卫生区进行清扫。 2．上班时间随时保持。

3．自我检查，对发现的不符合项随时整改。 4．下班前整理好当天的资料、文件、票据，分类归档。

5．下班后整理办公桌上的物品，放置整齐；整理好个人物品，定置存放。 六、素养

1．上班时间佩带上岗证，穿戴整洁的工作服，仪容整齐大方。 2．言谈举止文明有礼，对人热情大方，不大声喧哗。

3．工作时精神饱满，乐于助人。工作安排科学有序，时间观念强。 4．不串岗、不聚众聊天。

5．素养巡查：物流综合管理部每天对本部营运进行巡查，外埠由各科长自行检查。 七、惩罚条例

1、采取记分制，每人每月基准分100分，凡违反上述整理、整顿、清扫管理规范一次者扣5分。

2、物流综合管理部每天进行检查，对违规者在腾讯上予以公布。月末进行统计，对被扣5分者给予警告处分，被扣10分者扣发当月工资20元，15分者40元，以此类推。