员工考勤的注意事项

员工考勤的注意事项

摘要：员工考勤制度在一个公司的制度体系中占有极为重要的地位,企业建立科学合法合规的考勤制度,对于企业规避各种劳动纠纷，避免企业财产损失，维护企业的良好形象，保证企业健康稳定发展具有重要意义。本文结合许多企业在考勤实务管理方面存在的问题，依据相关法律法规,提出相关解决方案，旨在帮助企业逐步建立和完善考勤管理制度。

一、关于所采用工时制的注意事项

我国目前实施的工时制是以标准工时制为主，不定时工时制和综合工时制为辅的工作时间制度，如果用人单位不按照过年规定的工时制用工,则可能导致较大的用工风险,引发劳动纠纷。此外，我国对加班等特定情况下的工作时间及工资等均作了详细的规定，如果用人单位对此不了解或不遵守，也会引发劳动纠纷。

企业采用何种工时制,应结合企业具体情况，针对不同的工种，设定不同的工时制。在制定工作时间制度上，应符合国家法律的强制性规定，兼顾企业的劳动力使用成本和劳动效率，保证员工的身体健康，安排适当的休息时间.

1.采用标准工时制，根据国务院《关于职工工作时间的规定》，我国目前实行每日工作8小时，每周工作40小时的标准工时制度。并且根据《劳动法》第三十八条、第四十一条规定，标准工时制还有以下几点要求：

A用人单位每周应保证劳动者每周至少休息1日；

B因生产经营需要，经与工会和劳动者协商，一般每天延长工作时间不得超过1小时；

C特殊原因每天延长工作时间不得超过3小时；

D每月延长工作时间不得超过36小时。

如某企业实行标准工时制，即员工每天工作8小时，每周工作40小时，具体工作时间如下：周一至周五，上午上班时间为8:30~12:00,中午12：00~13:30为休息时间，下午上班时间为13：30～18:00。例如，某公司在 《员工手册》中对工作时间的规定是这样的:每周工作6日，每日上班时间为：上午9点到12点，下午14点到18点.这就导致每周工作时间为42小时,但是该公司对多出的2小时并未按加班计算。后来有离职员工申请劳动仲裁，要求单位支付每周该2小时的加班费。最终，劳动仲裁部门支持了员工的请求。如果单位不想支付加班工资，就应该依法安排员工的工作时间，否则将导致员工有加班事实的存在而需要支付加班工资.

2.不定时工时制

不定时工作制是指每一工作日没有固定的上下班时间限制的工作时间制度。它是针对因生产特点、工作特殊需要或职责范围的关系，无法按标准工作时间衡量或需要机动作业的职工所采用的一种工时制度.经批准实行不定时工作制的职工，不受《劳动法》第41条规定的日延长工作时间标准和月延长工作时间标准的限制，但用人单位应采用弹性工作时间等适当的工作和休息方式,确保职工的休息休假权利和生产、工作任务的完成。 实行不定时工作制人员不执行加班工资的规定。根据劳动部劳部发《关于贯彻执行〈中华人民共和国劳动法>若干问题的意见》第67条,《劳动部关于职工工作时间有关问题的复函》第八条以及劳动部《工资支付暂行规定》第十三条规定，该类工时制度有以下的特点：

A 经批准实行不定时工作制的职工，不受《劳动法》第四十一条规定的日延长工作时

间标准和月延长工作时间标准的限制。

B 实行不定时工作制的职工，用人单位应采取适当的休息方式，确保职工的休息休假权利和生产，工作任务的完成。

C 实行不定时工作制，除法定节假日工作外，其他时间工作不算加班.

3。综合工时制

依据劳动部《关于企业实行不定时工作制和综合计算工时工作制的审批办法》第五条的规定，综合计算工时工作制采用的是以周、月、季、年等为周期综合计算工作时间，但其平均日工作时间和平均周工作时间应与法定标准工作时间基本相同。也就是说，在综合计算周期内，某一具体日(或周)的实际工作时间可以超过8小时（或40小时），但综合计算周期内的总实际工作时间不应超过总法定标准工作时间，超过部分应视为延长工作时间并按《劳动法》第四十四条第一款的规定支付工资报酬，其中法定休假日安排劳动者工作的，按《劳动法》第四十四条第三款的规定支付工资报酬。而且，延长工作时间的小时数平均每月不得超过36小时。

实行综合计算工时工作制的企业,在综合计算周期内，如果劳动者的实际工作时间总数超过该周期的法定标准工作时间总数，超过部分应视为延长工作时间。如果在整个综合计算周期内的实际工作时间总数不超过该周期的法定标准工作时间总数，只是该综合计算周期内的某一具体日（或周、或月、或季)超过法定标准工作时间，其超过部分不应视为延长工作时间。

实行综合计算工时制，其工作时间不区分工作日与公休日，员工在综合计算工时一个

周期内只要总的实际工作时间没有超过法定总的工作时间,其在公休日工作，企业不需支付200％加班工资.实行综合计算工时制员工实行计件工资制，其超过综合计算周期的总的法定工作时间的部分，要按计件单价工资的150%支付工资报酬。法定休假日安排职工工作的，按300％支付职工工资报酬。对于实行综合计算工时工作制员工，采取集中工作、集中休息、轮休调休等方式,以确保职工的身体健康和生产、工作任务完成.

4。特殊工时制的审批

企业实行特殊工时制，须履行报批程序，如果没有履行报批程序,而自行实行特殊工时制，则该工时制没有法律效力。根据《企业关于实行不定时工作制和综合计算工时工作制的审批办法》的规定,企业属于中央直属企业，则其实行不定时工作制和综合计算工作制等其他工作和休息办法，需经国务院行业主管部门审核，报国务院劳动行政部门批准。如企业为地方企业，其实行不定时工作制和综合计算工时制等其他工作和休息办法的审批办法，由各省、自治区、直辖市人民政府劳动行政部门制定，报国务院行政部门备案。例如，刘某是某公司的司机,与单位签订的劳动合同中约定了工作时间实行不定时工时制度。 2016年4月，刘某在同乡处得知同乡告单位主张2年加班工资胜诉后，与公司协商要求支付2年以来的加班工资。公司不同意，认为刘某实行的是不定时工时制,也不存在加班的情况，刘某遂申请劳动仲裁。经查,单位未向劳动部门对刘某的工种申请不定时工时制.因此,劳动仲裁部门支持了刘某的请求.按照相关法规的规定，实行不定时工时制的员工，法定节假日工作的，才按标准工资的300％支付加班工资.本案中刘某的工种完全有理由向劳动部门申请实行不定时工时制，只是单位以为在劳动合同中约定就可以了，没有办理审批手续导致案件败诉.因此，对于实行综合工时制和不定时工时制的,单位务必要向劳动部门办理审批手续.但也有例外，根据珠海市劳动和社会保障局转发《关于企业实行不定时工作制和综合计算工时工作制的审批管理办法》的通知规定，我市企业实行不定时工作制和综合计算工时工作制的审批事项，已在我市第一轮行政审批事项清理时取消，因此我市不再受理企业实

行不定时工作制和综合计算工时工作制的审批申请。企业实行不定时工作制和综合计算工时工作制需制定相应的规章制度或实施方案，实行不定时工作制和综合计算工时工作制的规章制度或实施方案必须经过企业职工代表大会或者全体职工讨论通过，并进行公示。

综上，企业在设定工作时间制度时，要根据企业的性质及员工所在岗位的不同，选择不同的工时制,对于一般员工，可以使用标准工时制，对于企业管理层、外勤人员、推销人员、司机、值班人员和其他因工作无法按标准工作时间衡量的员工,则适用不定时工作制，对于周期性、季节性较强的工作，则可以适用综合工时制。除特别地方有特殊规定外，欲实施不定时或综合工时制应向相关劳动保障行政部门履行审批程序，须经过企业职工代表大会或者全体职工讨论通过，并进行公示，以保证所采用的工时制合法有效，得到法律的保护。

二、关于加班规定的注意事项

加班即员工在企业规定的标准工作时间外继续工作，企业如需要加班，应合理安排,提高工作效率，节约工作成本。

根据《劳动法》的规定，企业由于生产经营需要,可以延长工作时间，但一般不得超过1小时,因特殊原因需要延长工作时间的，在保障劳动身体健康的条件下延长工作时间每日不得超过3小时.应保证员工每周至少休息1日。企业每月安排员工加班的时间不得超过36小时。这样规定不会因加班而影响员工的正常休息，从而保证害员工的身体健康。

但是，企业安排员工加班必须履行一定的征询和审批手续。根据《劳动法》第四十一条的规定，用人单位由于生产经营需要,经与工会和劳动者协商后可以延长工作时间.劳动部《关于贯彻执行中华人民共和国劳动法若干问题的意见》第七十一条规定，协商是企业决

定延长工作时间的程序,协商后,企业可以根据《劳动法》限定的延长工作时数内决定延长工作时间，对企业违反法律、法规强迫劳动者延长工作时间的，劳动者有权拒绝，若因此发生劳动争议,劳动者可以提请劳动争议处理机构予以处理。因此，企业若要安排员工加班,应首先与员工协商,整的员工的同意，如果员工不同意加班，则员工可以拒绝。

因此，企业应建立加班审批制度，对一些确有必要加班的，方可批准加班,这样可以避免部门或员工正常上班时间不认真工作，而利用加班时间来完成正常工作时间应该完成的任务。例如,王某是一家工程公司的技术员,单位实行门禁卡刷卡考勤。王某因为是单身，下班后常常呆在办公室上网、玩游戏，离开公司时才刷卡,因此，王某的考勤记录中的下班时间大都是晚上9点左右,休息日王某也来公司刷卡，然后呆在公司上网。2016年5月，王某与单位主管发生矛盾后辞职,继而申请劳动仲裁，要求单位支付加班工资.单位认为王某无加班事实，其考勤记录上的下班时间是故意拖延下班所致，而且那些时间里王某也没有在工作，而是在上网、玩游戏.但最终，劳动仲裁部门支持了王某的请求。因为企业未建立加班审批制度，在出现劳动纠纷时，企业负有举证的责任，因不能举证证明王某加班未经公司允许,所以最终在劳动仲裁中以失败而告终。

对于加班工资，应按照《工资支付暂行规定》的规定支付加班工资.

因此，企业若需要安排员工加班，应与员工协商，征求员工意见，不得强行安排加班；需要严格控制加班，履行必要的审批程序。

对于工作日和节假日安排员工加班的，应当支付加班工资，不能安排补休。休息日加班的，首先应安排补休，不能安排补休的才支付加班工资。例如陈某是某公司的财务总监，平时经常加班。为此,单位对员工的加班全部采用了调休制度，而不论是工作日加班、休息日加班还是节假日加班，以此来规避高额的加班工资。2016年,陈某申请劳动仲裁，要求

单位支付其工作日和节假日加班的加班工资。单位则认为，陈某的确有加班事实，但单位已经安排了补休，因此不同意支付加班工资。但最终，劳动仲裁部门支持了陈某的请求。

三、关于假期规定的注意事项

休息休假是每个劳动者的权利,劳动者休息休假主要涉及每周的双休日、国家规定的法定节假日、年休假、病假、事假、婚丧假、探亲假、女职工的特殊假期等。

1。根据《职工带薪年休假条例》规定，职工累计工作已满1年不满10年的，年休假5天;已满10年不满20年的,年休假10天；已满20年的,年休假15天。职工依法享受的探亲假、婚丧假、产假等国家规定的假期以及因工伤停工留薪期间不计入年休假假期.根据《企业职工带薪年休假实施办法》的规定,职工在同一或者不同用人单位工作期间,以及依照法律、行政法规或者国务院规定视同工作期间，应当计为累计工作时间.例如，小刘在甲公司工作两年，之后跳槽到乙公司工作了三年，则小刘的累计工作时间是五年，同时，小刘在乙公司的年休假天数，按五年计算.

2.探亲假，我国并非所有劳动者都能享受探亲假.根据《国务院关于职工探亲待遇的规定》，享受探亲假必须具备以下条件:(1）主体条件.只有在国家机关人民团体和全民所有制企业、事业单位工作的职工才可以享受探亲假待遇.（2）时间条件。工作须满一年。（3）事由条件。一是与配偶不住在一起,又不能在公休假日团聚的，可以享受探望配偶的待遇;二是与父亲、母亲都不住在一起，又不能在公休假日团聚的，可以享受探望父母的待遇。非国有企事业单位是否享有探亲假，国家法律、法规并未作出规定。

3.婚丧假,目前国家对国有企业职工享受婚丧假的时间有一定的规定,尚未对非国有企业职工婚丧假作出具体规定，但各省、自治区、直辖市有地方规定.例如《广东省企业职工

假期待遇死亡抚恤待遇暂行规定》第三条规定，职工本人结婚,可享受婚假3天,晚婚者(男年满25周岁、女年满23周岁)增加婚假10天。职工结婚双方不再一地工作的，可根据路程远近给予路程假，途中交通费由职工自理。第四条规定，职工的直系亲属(父母、配偶、子女）死亡,可给予3天以内的丧假。职工配偶的父母死亡,经单位领导批准，可给予3天以内丧假.需要到外地料理丧事的,可根据路程远近给予路程假，途中交通费由职工自理。

4.事假，法律法规并未对劳动者请假作出明确规定，可由用人单位根据自己的要求自行规定，属于企业的内部规章制度.劳动者请事假，用人单位可以给劳动者支付一定的费用，也可以不支付任何待遇，用人单位也可以给劳动者照常发放工资.此规定不受法律的约束，由用人单位自行作出规定。

5.病假，《劳动法》和《劳动合同法》只规定了病假期间不能解除劳动合同，对于病假工资并未作出具体规定。根据《关于私营企业劳动管理暂行规定》第二十三条，私营企业职工患病或非因工负伤,企业应按其工作时间长短给予三至六个月的医疗期，在医疗期间发给不低于本人原工资百分之六十的病假工资。此外，各个地方有地方规定的，依照相应地方的规定。

员工请假应按照公司制度履行请假手续，如未履行请假手续而自行休息的，视为旷工.

企业在制定休息休假制度方面,应符合法律的规定,不违法,实现有效的管理，应充分发挥企业自身的作用，自主制定能够有效激发劳动者工作热情的规定。

四、关于考勤操作的注意事项

企业考勤采用门禁卡或OA系统考勤与员工签字确认相结合的方式,考勤管理员根据刷

卡情况以及其他特殊情况对员工每月考勤情况进行统计,然后将统计结果交由员工签字确认。例如，某公司实行指纹考勤,但只有电脑记录存档，记录上没有员工的签名。2016年3月，因为劳动合同签订等问题，部分员工与公司发生争执,遂申请劳动仲裁，要求2年以来的加班工资以及解除劳动关系经济补偿金。单位提供了2年以来电脑记录存档中的考勤统计表,还让考勤管理人员和主管部门的负责人在考勤统计表上签了名.结果，员工对考勤记录的真实性不予认可，导致劳动仲裁部门不采信单位提供的考勤记录，最终作出了不利于单位的裁决。因此，考勤统计表一定要有被考勤员工本人的签名认可。

员工提前刷卡的，提前刷卡的时间不计为上班时间，员工因工作原因外出而无法刷卡的,应提前一天向考勤管理员说明情况，并提交相关审批文件，如员工未作出任何说明并提交相关审批文件的，则按考勤记录情况统计其出勤情况。

门禁卡或OA系统应由员工本人刷卡，不得代刷，如发现代刷，代刷人、被代刷人当天的考勤均记为旷工，如有经常代刷情况发生，则年累计N次以上，代刷人、被代刷人该种行为被认为是严重违反公司的规章制度,公司可以与其解除劳动合同，并不予任何经济补偿。

员工对考勤记录表中数据有异议的，应当核实，既没有异议又拒绝签字的，公司可以缓发当月工资,自收到考勤确认通知书之日起N日内,员工既无异议又拒绝签字的，视为同意考勤表中的数据。

五、关于考勤结果的处理

考勤结果可分为正常、迟到、早退、旷工等四种情形，若员工迟到或早退五分钟内可不计为迟到。针对旷工的情形,企业可规定以下几种情况，视为旷工1天：（1）迟到、早退

三十分钟以上的；（2）一周内迟到、早退累计三次的；（3）一个月内迟到、早退累计六次的。

对于考勤结果,企业可以采取以下几种方式处理：（1）正常出勤的，计发满勤将；（2）有旷工情形的，扣发旷工日工资；(3)连续旷工三天、月累计旷工五天或年累计旷工七天的，视为严重违反公司规章制度，公司可以与员工解除劳动合同，并不予任何经济补偿。

此外，企业对于员工的考勤结果应建立考勤档案，考勤档案,应自公司与员工解除、终止劳动关系后保存两年，以备纠纷发生时备查.例如,孙某是某医院的员工，离职后,孙某申请劳动仲裁,要求2年以来的加班工资。孙某认为，医院只有他一个人从事拍片子的岗位，因此，他一年365天，天天上班，而且每天工作14个小时。医院则认为,孙某所陈述的不是事实，但是因为医院管理混乱,孙某所在部门的考勤记录已经丢失，无法提供考勤记录。最终，劳动仲裁部门支持了孙某的请求。通过以上案例，我们可以看出，企业没有保管好考勤记录，导致发生劳动争议案件后，企业提供的考勤不全或无法提供考勤，使企业陷入不利局面。因此，企业要注重对考勤资料的定期收集和存档管理,当一个考勤周期和整年度考勤结束后，单位应把考勤资料装订成册予以存档并妥善保管两年。

六、企业建立考勤制度的必要性

1。科学的考勤管理制度能使员工的工作效率得到大幅度的提升，一个完善的考勤管理系统,符合多劳多得、少劳少得、不劳不得的按劳分配原则，能为员工创造一个公平公正的工作环境.

2. 科学的考勤管理制度能帮助企业考察员工的出勤情况,发现员工在工作中出现的问题，进而找出问题发生的原因，从而有效地解决问题。有助于增加员工对公司的认同感与

归属感，发挥工作的积极性与主动性，提高工作效率，促进企业健康稳定发展.

3. 科学的考勤管理制度可以避免劳动纠纷的发生。我国法律特别规定了企业在计算员工工作时间的举证责任。最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十三条规定，因用人单位作出的开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议，用人单位负举证责任。广东省高级人民法院、广东省劳动争议仲裁委员会在《关于适用劳动争议调解仲裁法、劳动合同法若干问题的指导意见》第二十九条明确规定,劳动者主张加班工资，用人单位以已经劳动者确认的电子考勤记录证明劳动者未加班的，对用人单位的电子考勤记录应予采信，如超过两年部分的加班工资数额确实无法查证的，对超过两年部分的加班工资一般不予保护。深圳市中级人民法院则在《关于审理劳动争议案件相关法律适用问题的座谈纪要》中明确规定，劳动者主张加班工资，有关劳动者考勤情况的举证责任由用人单位负担；用人单位不能就加班具体时间举证的,应采信劳动者主张的时间，但劳动者主张明显超出合理范围的应作相应调整。因此，在发生劳动纠纷时，如果员工主张其加班，而事实上该员工并没有加班，但是由于举证责任在企业一方,企业又没有建立健全考勤制度，其提供不出考勤记录，则劳动争议仲裁委员会或法院便会支持员工主张的合理的加班时间,这样，企业便会因考勤制度不健全而遭受不必要的损失。如果企业的考勤记录健全的话，这样的损失就不会发生。

刘斌

2017年3月26日