档案资料管理制度

为实现公司档案管理的规范化、制度化、标准化，充分发挥档案的作用，依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，特制定本制度。

本制度“档案”包括电子档案和书面、实物档案。第一条 档案管理体系

一、行政管理部建立档案室并设专职档案管理员进行管理；经公司审定后的电子档案目录中的内容均要统一复制至公司行政管理部管理。

二、档案管理职能

1、行政管理部档案管理职能：（1）拟定档案管理制度流程。

（2）根据公司要求建立档案管理机构并明确职责。（3）建立档案室，并指定专职人员负责管理。

（4）负责公司档案收集、整理、归档、保管、借阅、鉴定、销毁等工作。

（5）对公司档案的安全、完整及保密性负责。2、专职档案管理员职责：

（1）自觉遵守国家法律法规，遵守公司各项规章制度。

（2）维护公司安全、荣誉和利益，不做损害公司安全、荣誉和经济利益的事。

（3）严格保守公司秘密，不泄露公司秘密。

（4）严格按档案管理制度做好日常档案管理工作。

（5）积极参加档案理论学习和业务培训，不断提高自身理论水平和业务能力。

3、各部门档案管理职能

（1）根据部门职能及档案归档要求，建立健全本部档案。

（2）设立档案柜，指定兼职档案管理员做好部门档案管理工作。4、各部门档案管理责任人职责：

（1）按公司整体要求建立部门档案。

（2）负责部门档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。

（3）负责将部门形成的即时档案，如合同、证书、荣誉等在规定时间内移交至公司档案室归档。

（4）督促部门各岗位责任人按规定及时建立健全电子档案。（5）负责将部门日常形成的档案资料按级别于规定时间移交至公司档案室归档。

第二条 档案归档管理

一、归档案卷的总要求：遵循文件材料的自然形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，区别不同价值，按照时间顺序由远及近归档，便于保管和利用。

二、档案归档内容：

凡是企业生产经营过程中直接形成的、具有查考利用价值的文件材料（如重要公文、会议纪要或决议、传真、图表、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。

三、档案归档时间：

1、公司各级档案内容（按附件目录要求）需于当年12月31日前全部移交至公司行政管理部档案管理室，其中电子档案需按目录要求复制至行政管理部，集中刻盘归档，作为公司电子档案资料在行政管理部集中保存。

2、本管理办法出台后形成的公司各级档案内容，其中企业变更登记手续、合同、协议、证书、荣誉、图片等即时资料需在取得原件后的三日内归档至公司行政管理部档案室管理。

3、各部形成的电子档案内容，各部兼职档案管理员督促各岗位责任人按审定后的目录及时整理归档。行政管理部专人每年12月负责收集、复制，并存档至公司档案管理室声像类档案资料中。

四、档案归档具体要求：

1、各部门每季度整理提报一次部门书面及电子档案归档目录，报部门负责人审批后，交至行政管理部。

2、各部档案管理员负责根据公司审定后的档案目录建立健全档案：

A、按照公司统一编码，建立健全档案目录表（①档案编号、②档案名称、③档案案卷题名、④档案期、⑤档案保管期）。

B、根据档案总目录表分类制作明细档案夹（①档案编号、②档案案卷题名、③档案目录表、④采用活页装订档案内文件）。

C、档案管理员将整理后的文件资料，分别存放相应明细档案夹，并根据要求填写相关目录及项目后统一保管于部门档案专柜中。部门内重要的技术档案资料等，档案管理员必须在归档前予以备份保存。

D、督促部门各岗位责任人按审定后的电子档案目录建立健全电子档案。

4、所有移交至公司行政管理部档案室的资料须为原件（原始传真件亦视为原件）。

5、各部必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料。如有些材料还需使用，应先按规定移交行政管理部归档后再办理借阅手续。

6、行政管理部档案管理员接受各部资料时，需与各部档案管理员严格履行交接手续，并对归档资料进行确认。

7、归档资料接受后，行政管理部档案管理员需及时处理归档资料，按照归档内容进行分类整理，及时对归档文件进行编目，编制档案盒格式，填写盒封面、盒脊及备考表项目的相关内容。

8、每季度行政管理部对各部的档案管理情况进行抽查，不合要求的，须在一星期内整改到位。

9、员工离职、异动交接时，必须依据电子档案目录逐一交接，并经部门档案管理员及公司行政管理部档案管理员共同确认签字后方可办理离职手续。

第三条 档案借阅管理

一、公司各部门因工作需要，借阅相关业务档案，先到档案室填写《借阅登记表》（流程同图书资料借阅）。

二、整体档案夹不允许借出，只供在档案室内查阅。

三、借阅人不得泄密、涂改、拆散、转借和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经相关领导批准。

四、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

第四条 其它

会计类档案由财务中心按照国家有关会计档案管理规定自行管理。第五条 附则

一、本办法由行政管理部负责解释与修订。

二、公司以往的相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。附件一、《公司档案目录收集表》；

二、《各部电子档案目录收集表》；

附一、 档案目录收集表

制表部门： 制表人： 制表日期：类目号名称序号1 子目录 主要内容细目录 类 类审批意见 2 3 45 。。。直接上级审核意见：　　行政管理部审查意见：

附二、 电子档案目录收集表

部 门部门负责人

岗 位

现岗位负责人

岗位责任人认为应建立电子档案目录

二级文件夹名称

三级文件夹名称

四级文件夹名称

文件名

直接上级审核意见：行政管理部审查意见：