档 案 资 料 管 理 制 度
上海聚美欧洲城实业股份有限公司——企划部
二〇一六年九月
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第一章 档案管理的范围 ....................................................................................... 2 第二章 档案的管理岗位 ....................................................................................... 2 第三章 纸质文件归档要求 ................................................................................... 2 第四章 电子档文件归档要求 ............................................................................... 3 第五章 档案的查阅和借阅 ................................................................................... 3
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为加强企划部档案管理工作，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下：
第一章 档案管理的范围
企划工作中形成的包括但不限于：
1 合同台帐、费用台帐、会议纪要、往来函件、效果图纸、合同协议、验收确认等有保存价值的原始材料；
2 在内部管理工作上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理等方面有保存价值的原始材料；
3 在工作过程中产生的活动方案、宣传文案、推广稿件、设计源文件、制作源文件等电子档历史记录。
第二章 档案的管理岗位
1 企划部根据工作需要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案存档前的收集、整理和保管工作。
2 档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向公司档案管理部门备份移交相关重要档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案管理人员，使用者留存复印件。 3 接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为各项后续相关工作服务。
第三章 纸质文件归档要求
1 归档的文件材料要完整、系统、准确。
2 归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。
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3 存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。
4 档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统建立，按企划部统一编号，【NO.品推+（印刷/制作/发文）+yyyymmdd】
5 目录各项必须填写清楚（一律使用用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。 6 文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，进行销毁。
7 归档时间：经办人或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）将应立卷归档的文件整理立卷，移交档案管理人员归档。
第四章 电子档文件归档要求
1 归档的文件材料要完整、系统、准确。
2 存档的文件应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按发生时间、事项进行归类。 3 档案名称的命名要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须按事项或文件形成的时间系统命名【事项+时间yyyymmdd】
4 文件归档份数：1份。重要的和经常使用的文件备份2份或3份。对无保存价值和草稿类文件，进行删除。
5 归档时间：经办人或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）将相关电子档文件进行归类并归档，由相关经办人进行妥善保存。
第五章 档案的查阅和借阅
1 查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应现场查阅档案资料，阅后及时归还。
2 查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经企划部领导签署意见后方可复制。
3 原则上公司内部工作人员（非企划部）因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借
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阅申请并由对应部门领导签字认可，并到公司档案管理人员处进行登记。
4 非企划部人员借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚；档案如有丢失、损坏或泄密，将立即追究当事人责任；
5 调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续；
6 企划部工作人员离职，必须将保管的所有文件向部门负责人进行转交后，方可离职。
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