一、什么是金字塔结构
1.金字塔结构的定义
金字塔结构就是结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进，先重要后次要，先全局后细节，先总结性观点后具体数据，先论点后论据，先结论后原因，先结果后过程。这十句是金字塔结构重点突出、投其所好、逻辑清晰的基本原则。
2.金字塔结构的作用
一般来说，金字塔结构的作用主要包括：
帮助投其所好
人们都期望投其所好、取悦他人，要想达成这一目标，必须学会察言观色、揣摩人心。因此，要以受众为中心，把握受众的需求点、利益点、兴趣点和关注点。只有受众愿意听、愿意看，才能听得进去、看得进去，受众有绝对的决策权。要想让听众听、读者看，唯一的办法就是让受众愿意听、愿意看。听众是主角，说者是配角；读者是决策者，作者是服务者。
不同的工具适用不同的场合，没有万能的工具，但唯一不变的理念是，无论推广何种产品都必须以客户为中心。只有迎合受众才能打动受众，只有迎合领导才能打动客户。
达到沟通目的
学习金字塔原理，还能达到沟通的目的，使人们的观点鲜明、重点突出、逻辑清晰、层次分明。很多沟通都是为了达到沟通的第四个目的——让别人执行和操作自己的指令，要达到沟通的第四个目的，必须以沟通的前三个目的为基础，即：第一，对方愿意听、有兴趣；第二，对方能理解并接受说者的观点；第三，对方记得住说者的指令。
要点提示
沟通的四个目的：
① 使受众愿意听、有兴趣；
② 使受众能理解并接受说者的观点；
③ 使受众记得住说者的指令；
④ 让受众执行和操作自己的指令。
掌握结构化系统思维
学习金字塔原理，还能提高逻辑思维能力，提升沟通的效果和效率。掌握结构化系统思维，不仅对目前有好处，对未来的职业晋升也有好处，因为凡是得到提拔的人一定是条理、逻辑清晰的人，尤其是在政府、国有企业等大型企业中。
3.金字塔结构的三项实用技能
金字塔结构的三项实用技能包括：
先做人后做事
感性做人，理性做事；感性切入，理性回归；清晰思考，有效表达；攻心为上，攻城为下。只要是表达，受众都会有几个疑问：第一，想说什么，即观点、主张、信息；第二，想怎么说，即逻辑思路和结构；如果是向领导汇报，领导还有第三个疑问，即你的目的；如果是向客户讲话，客户会有第四个疑问，即好处是什么。因此，每次表达前都要想好观点主张、逻辑思路结构、目的以及好处四个问题的答案。
要话先说
时间管理的重要原则是要事先做，讲话也是同样的道理，重要的话要先说。
提供解决方案
大多数领导最喜欢做选择题和判断题，最讨厌的是问答题，也就是要让员工为老板打工，而不要老板为员工打工。员工可以向领导汇报面临的问题、挑战和困惑，其前提是必须提供三个解决方案，并按照自己的判断排出优先顺序。
4.金字塔的基本结构
金字塔思维保证条理清晰、层次分明，要先说中心思想，再说二级思想、三级思想、四级思想，逐层向下展开，最重要的内容先说。
任何一篇文章或者一次讲话，都是单一思想统领的金字塔结构，中心思想应当说听众想听
的话，而不是讲话者想说什么听众就要听什么。
5.以受众为中心
一般来说，听众可以分为领导和专家两类。
领导
研究领导时，要研究超过50%的领导怎么想，研究大概率事件，研究群体、共性。通常领导都愿意这样听：先重要后其次，先全局后细节，先总结后具体，先论点后论据，先结论后原因，先结果后过程。
专家
对于专家而言，其听的顺序除了第一条外，其他五方面都与领导完全相反。专家最讨厌听结论，并会质疑对方结论的科学性和有效性。专家包括研究人员、科学家、医生、律师、技术人员和专家型领导。
无法判断听众时的切入点
人们要对两类人分别说不同的话，当无法判断听众类型时，有三种切入点可供选择：
第一，我的主观结论；
第二，罗列详实的数据；
第三，精炼筛选支撑自己主张的主要数据。
一般而言，第三种切入点风险较小，因此当无法判断听众类型时，要用支撑自己观点的主要数据。
【案例】
高速路听证会
广东省高速路隧道桥梁公司每次修高速路都要开听证会，参加论证会的主要有三种人：政府、投资方和技术专家。这里最大的决策者是政府。政府最关心社会效益、政绩、占地最少、社会稳定等；投资方最关心的是投资回报；技术专家最关心的是质量和安全，他们也希望被尊重、受重视。
由此，听证会开场时可以这样说：“各位领导，下面我将从以下三部分来做我的论证报告：第一，社会效益；第二，经济效益；第三，质量和安全。”
在商务文书写作中，要迎合最有影响力的人、最重要的人。
受众前期调查
有时受众有很多种人，讲话时难以判断，就可以做一个前期调查。
如果没时间做前期调查，有两个建议：
第一，迎合超过50%的人，迎合多数人的关注点、利益点、需求点和价值点；
第二，以自我为中心，条理清晰，层次分明。
总之，以受众为中心是上上策，以自我为中心是下下策，听众有绝对的决定权，因此唯一不变的理念就是以受众为中心。
二、金字塔结构的原则
金字塔结构有四项实用原则，分别为：结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进。
1.结论先行
结论先行，即只有一个中心思想，且要放在最前面。
2.以上统下
以上统下，即上对下总结概括，下对上解释支持，上下之间类似父子关系、递进关系。
工作计划
图1??工作计划、方案、建议、报告规划图
如图1所示，在工作计划中，总目标是父亲，步骤是儿子。
目标。目标包括总目标、子目标和阶段目标。子目标包括销售、市场、制造等部门；阶段目标是流程、里程碑等表示时间的继续，包括时间、进度、步骤。此外，还有标准和要求，制定KPI指标，并分工、责任到人。
措施。措施包括完成重点工作，并采取相应的方法技巧。采取措施和方法先要进行培训，得到领导的重视，责任到人并持续追踪。
资源。资源包括五类，即人、财、物以及时间、政策等。人这项资源的内容很丰富，包括负责人、责任人、监督人、检查人、考评人、执行人等。第五大类资源——政策，包括权力、信息、流程、平台、授权以及领导和其他部门的支持和协助，也就是权利和支持。
要点提示
资源的五大类：
① 人；
② 财；
③ 物；
④?时间；
⑤ 政策。
风险。风险包括两项，即面临的问题及解决方案、风险及应急预案。一般来说，领导最想看到的是解决方案而不是问题，是应急预案而不是风险。发生概率高的放在问题中写，发生概率低的放在风险中写；可控的放在问题中写，不可控的放在风险中写。
只要是面向未来写计划、方案、建议、分析报告、立项报告等，结构大体如此。此外，工作计划中还要写到此目标对公司的价值和重要性。
工作总结
简单的工作总结，比如周报和月报，包括成绩、措施、不足三项内容；复杂的工作总结，比如年报、述职报告等，还要另加价值和经验两项内容。在工作总结中，结果是父亲。
图2??工作总结、项目总结、报告规划图
如图2所示，一般来说，工作总结的内容主要包括：
成绩。成绩大体分为部门成绩、功能成绩。部门成绩，包括销售部、市场部、财务部、各项目组的成绩等。功能成绩，包括经营成绩、管理成绩、客户成绩、运营成绩等。其中，经营成绩包括收入、成本和利润；管理成绩包括建团队、定战略、完善流程等；客户成绩包括客户数量、客户质量、客户满意度及评价；运营成绩包括生产、研发、ERP、运营和流程方面的成绩。成绩有时按功能划分，有时按时间进度划分，但二者不能交叉。
成绩既有绝对数又有相对数，相对数值从纵向、横向两个方面作比。纵向比是与过去和目标比，与过去比又有同比和环比；横向比包括对手、标杆、部门或地区三项比。
价值。工作总结要注意对公司的价值，有的客户虽然不盈利，但对公司有价值，包括品牌、知名度、长远目标和对社会的价值。
措施。工作总结包括完成的重点工作以及采取的措施、方法。
不足。工作总结包括不足，以及相应的改进措施。
经验。工作总结还包括经验、教训和体会。
3.归类分组
归类分组是对具有共同点的思想进行归类分组，这如同兄弟关系。例如，工作总结不能简单罗列五大内容，以免造成逻辑混乱，要遵守归类分组这第三条规则，横向之间有兄弟和并列关系。
4.逻辑递进
逻辑递进是思考的逻辑，即按照逻辑顺序组织素材。
组织信息共有两大类顺序，即演绎推理和归纳推理。
演绎推理
演绎推理就是线性推理，包括大前提、小前提、结论的三段式演绎。
解决问题的逻辑就是演绎推理，包括三个步骤：存在的问题、产生的原因以及解决方案。
归纳推理
归纳推理是一个封闭的环，一般是一个论点三个论据。归纳推理中，组织信息有三种顺序，分别是时间顺序、空间顺序、重要性顺序。
时间顺序。时间顺序就是按照事情发生的先后及前因后果关系组织信息。
空间顺序。空间顺序是组织结构图。
重要性顺序。重要性顺序是根据重要性进行的区分。
柏拉图的二八原则，也适用于解决问题。80%的问题是由20%的原因产生的，只要解决了20%的原因，就可以解决80%的问题，这叫关键因素，主要矛盾解决了，次要矛盾也就迎刃而解。比如，员工离职的真正原因排在第一位的是薪酬待遇，第二是晋升空间，第三是上司、团队等小环境不好，也许这三项是员工离职的最重要原因，解决了这三项原因，可以留住超过80%的员工。
金字塔思维能保证条理清晰、层次分明。在商务写作中，一定要分清一级标题、二级标题、三级标题、四级标题等，做到逻辑清晰。在团队中，每个人都采用统一的思考方式，才能使沟通和表达效率最高，最容易互相理解。
三、为什么要用金字塔结构表达
1.从人性的角度分析
用金字塔结构表达，从人性角度讲有两个方面：第一，人的意愿；第二，人的注意力和忍耐力的极限。
人的意愿
大多数受众并不喜欢开会、培训或者看正式的商务文章，受众喜欢简单罗列和归类分组的信息，多数人喜欢少和简单。金字塔结构就是把同样多的信息归类分组，让人感觉少和简单，让受众愿意听、愿意看，这是符合人性的。
人的注意力和忍耐力的极限
根据心理学测试结果，人的注意力只能持续7～15分钟。假设有编剧、导演、演员三种角色，作为编剧，应在人们注意力最集中的前10分钟，把最想传递的信息或主张全部说一遍，重心要前移，亮点要分布，前后要虎头豹尾分布；作为导演，要用提问、多媒体等互动方式引导听众来演；作为演员，要不断走动，不仅活跃现场气氛，更重要的是保持听众的注意力。
读者每天有海量的数据信息可供阅览，人们看文件的注意力只能保持几分钟，因此作者要注意文章的标题、开头和结尾。
2.商务文书写作结构
图3??总分总结构图
如图3所示，商务文书的写作结构主要包括：
标题
书的每一面至少要有一个标题，读者才爱看，所以每500～800字要提炼一个标题。标题要加大、加粗，以突出显示文章结构，同时给读者以新的刺激。
首页
报告的首页应把最想讲的信息、数据全部讲一遍，因为第二页就没人爱看了。统计显示，2010年证券业一共产生58万份报告，头言报告平均3万字，读者是基金经理、投资人，根本没有时间看完。所以报告的第一页要写主要结论和论据。比如，房产公司的投招标报告，读者对象是全体董事会成员，他们最想看的是结论。按照金字塔原理，前面应写摘要，写出首选某公司的结论及相应论据，然后展开论述，最后重复一遍首选该公司，这就是总分总结构，不能一味按照分总结构写文章报告。
报告还要根据受众及文体的不同有所选择，受众是领导时，最好采用先总后分结构；受众是专家时，最好用先分后总结构。一般来讲，总结、计划或有定论的事情采用先总后分结构，实验报告、实证报告、论文等可以先分后总。但公司报告、申请中，通常先总后分，这里的总不是背景，而是结论、建议，是最希望听众记住的内容。
摘要
公文前面要写一段导语或叫摘要，摘要是全篇文章的总结、概括、提炼。此外，还要重心前移，善用数据、图表。
原则
图4? TOPS原则
TOPS原则（见图4）与金字塔结构无关，但能使文章观点明确、结构完整。目标明确是根据受众的需求调整顺序、权重、论据、风格。先讲受众的关注点，后讲自己认为重要的，两者顺序不可颠倒。先迎合受众方能打动受众，先迎合领导方能打动客户。
了解受众有三个途径，即观察、调查和换位思考。观察领导常说、常讲和肯花时间、精力做的事情。了解受众喜好，要投其所好做四个调整：调整顺序、调整权重、调整论据、调整风格。但是要坚持观点，不做墙头草，只是根据受众选择不同的表达方式，这样才容易频道对接、产生共鸣。
四、用金字塔结构表达的作用
1.清晰表达，提高执行力
图5??布置任务时的四大内容
如图5所示，布置任务包括四大内容：背景、任务和标准、措施和考评。在这四项中，最重要的是任务和标准。
背景
布置任务的背景中，应说明需求和目的。此外，还有大的框架结构以及人选的定位和角色，让对方得到认同感并受到重视。
任务和标准
明确布置任务，传递压力，强调重要性和意义。还要传递动力，可以扣帽子、扛大旗，让对方认识到这是公司规定的义务，同时告知其本人及部门的收益和好处。
布置的目标应符合smart原则，明确提出标准和要求，告诉对方努力的方向。只要提要
求，应当从五个维度考虑：数量、质量、成本、时间和安全健康环保。此外，还要告知其输出物和输出成果，包括反馈的方式和频率，而且还要以讲的方式，确认对方是否准确理解了自己的旨意和意图。
措施
措施包括责任人、流程、步骤、方法；关键节点、注意事项、可能遇到的问题及解决方案、可能遇到的风险及应急预案；还有需要的资源支持、权限及底线，如果对方不会做，还要提供示范、模板，此外还要询问本人关于此任务的建议和疑问。
考评
考评包括监督、评估、奖惩和反馈，既要有正激励，还要有负激励，一定要有奖有罚。此外，还应注意反馈的方式及考核结果的应用。
管理是科学和艺术的结合。科学是结构化、规范化、可复制的；艺术是指因人而异，因材施教。对聪明的员工只讲任务，对不聪明的员工还要讲措施，任务就是结果，措施就是过程。
【案例】
五种汇报
李总告诉小王让小张准备会议材料，这里有五种汇报顺序：
第一，我昨晚给小张发了电子邮件，我跟他说了；
第二，小张知道了；
第三，小张答应了；
第四，小张保证；
第五，小张做好。
沟通必须要有反馈，上述第一种汇报没有反馈，第二到第五种都有反馈，而且第五种还有监督、检查、执行，显然领导喜欢汇报结果的人。比如，领导交代把名片交给客户并让客户联系，有两种汇报顺序：第一，“刘总，你的名片我已经给客户了”；第二，“刘总，客户知道你的联系方式，说明天上午给你打电话。”领导当然更喜欢后者，因此员工要有存在价值，不仅满足客户需求，还要超越客户需求，成为领导的贴心人。
2.保证受众找到的是自己希望的观点、结构
先说做什么，然后再说为什么，甚至有的不需要解释。军队和城管的执行力最强，就是因为他们只知道执行，不需要问为什么。高效率的领导者总是在人们注意力最集中时告诉人们必须做什么，而不是解释为什么。例如，西点军校培养出了众多的商界领袖，具备很强的执行力，就是因为他们永远告诉对方必须做什么，而从来不解释为什么。因此，要在人注意力最集中时，告诉人们做到标准和要求，而不是解释原因。
【案例】
到底想说什么
一群人聊天，一个人说：“上星期我去了西安。西安很保守，但我看到很多女生穿吊带裙。在上海，满大街的女生都穿吊带裙，而女生坦胸露背在广州早就是街头一景。”
这个人到底想说什么，其他人猜来猜去都说不出来，实际上说者想表达的是现在中国很开放，吊带裙被人们广泛接受，比如在西安、上海、广州。
因此，为保证受众找到的观点、结构是自己期望的，必须提前告诉对方，以降低听众误解自己意图的可能性。
3.打消听众的焦虑感、痛苦感，引导其追随自己的思路
对于一组散乱信息，人们通常只能记住前三个和最后一个，以及特殊形状的。读者、听众一个字一个字地看、听，会非常焦虑、痛苦，因此不但要告诉对方观点，还要告诉结构，这样不仅能打消焦虑感、痛苦感，还能引导听众追随自己的思路。
人类一次性记住散乱信息的生理极限是七种，因此很多事物都是以七命名的。有时人们不执行指令，不是人们不理解，而是记不住。因为成年人的特点是理解力提高，记忆力下降。
为了便以记忆，可以采取的办法有：分类、联想、抽象、提炼、编号、口诀、画脑图和三三三原则等。研究表明，多数人更容易记住抽象，它可以帮助人联想；编号可以从气势上让人感觉逻辑性很强，并帮助别人记住指令；人们最容易记住三项，因此可以使用三三三原则。
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