采购管理办法
目的：
根据公司采购部门职责结合现阶段实际情况，制定并规范采购流程，明确采购责任，对采购过程进行控制，确保本公司采购成本控制在合理的范围，并使产品的质量和服务满足客户的要求。
采购流程：
采购前准备 供货商谈判 合同签订/下单采购 订单追踪 提货检验 提货发货 对账结款
采购前准备：
1. 采购部接到产品购买需求后，应充分了解产品的品名和原材料等相关规格，不清楚的地
方需要及时与项目负责人沟通并专业化理解。
2. 根据同类产品进行分类，每一类产品初选三家以上供货商（事前需充分了解供货商的基
本情况，如资质、产品认证、付款条件、售后服务、企业信誉等）。
3. 向初选供货商详细说明需采购的品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、售
后保障等相关采购信息。
4. 邀请初步选定的供货商报价，并初步对供货商提供的报价进行比对和审议。
供货商谈判：
1. 经过成本分析后，设定议价目标，与初选供货商分别进行质量要求、产品价格、交货
期限、付款方式、售后服务等重要环节的沟通谈判。
2. 向部门负责人报告沟通情况和进度，如有必要，部门负责人再次与供货商分别就几个
重要环节进行沟通，确保公司的成本控制在合理的范围内。
3. 将与供货商沟通谈判情况向供应链管理中心总监进行汇报，综合评估后，确定本类产
品的最终供货商。
合同签订/下单采购：
1. 向供货商再次强调产品的质量要求和供货要求。
2. 合同签订时再次与供应链管理中心核对采购品类的规格型号、数量、交货期、交货地点等
信息，务必做到准确无误。
3. 合同中需明确产品的质量，交期、包装要求等内容，客户有单独要求的需要按照客户要求
进行生产包装。
4. 合同内应明确供货商的售后服务细节，质量保障的条款以及质量保证金金额。 5. 在合同中明确供货商的违约后果和应承担责任，包括必要的经济处罚。 6. 向供货商准确无误的提供开发票的公司详细信息。
7. 供应商准确无误的提供收款账号、开户银行、开户名等详细信息。
8. 合同准备完毕先由供货商与采购部双方进行审议，无异议后交由公司法务进行法律风险评
估，法务评估后建议修改条款再与供货商沟通修改，最终法务确认合同无误后可安排签署合同。
9. 根据采购合同制定采购订单，并以邮件方式发送到供货商。
10. 将签订的采购合同和订单，按照原件、复印件、电子版，三种方式存档保管。
订单追踪：
1. 根据合同约定的交货期，采购人员在供货商生产期间应与对方联络人经常保持沟通，追踪
生产进度，如有必要直接到供货商工厂确认。
2. 因客观因素，如原材料供应、能源紧张等原因造成供货商不能如期交货的，采购人员应及
时与本公司项目负责人沟通说明情况，由项目负责人与客户方协调。如无法更改交货时间，采购人员应强势施压供货商，敦促对方按时保质保量出货，否则将依据合同条款追加供货商的相关责任。
3. 发货前采购人员应再次与供应链管理中心确认发货时间、地点、收货人及运输方式。 4. 供应商承诺发货后，应立即向对方索取发货凭证，并及时追踪货物运输情况。
提货检验：
1. 生产完成由采购人员协同公司技术人员对产品进行开箱检查，按照订货合同以及采购订
单对产品名称、规格型号、数量及包装外观进行检验，确认是否满足合同订单要求。 2. 要求供货商提供产品的质检报告（包括第三方机构检测报告）
提货发货：
1. 发货前与供应链管理中心确认客户信息（包括收货地址、收货人、收货人联系方式），
妥善采用最优运输方式。
2. 通知物流方按时到供货商处装车，并派人监督装货数量，及有无暴力装卸对产品造成损
害。
3. 将物流公司及运输车辆相关信息发送客户，并跟进运输过程直至客户收货。
4. 相关出货单据、物流凭证建档管理，如客户需要则按要求提供，并统计每日出货明细，
做成汇总统计表。 对账结款：
1. 根据客户提供的对账单核对订单出货数量。
2. 对账单核对无误后，根据财务要求提交请款资料，财务审核付款。
3. 如现金结算，需要提前在合同中注明，定金、尾款等具体金额比例和支付时间，根据财务
请款要求提交请款申请。
4. 要求供应商在次月5日前提供增值税发票。
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