管理体系文件控制管理制度

适用于公司所有行政管理性文件和记录的编写、批准、发布、更改及使用。

2、职责

2.1管理部：负责公司行政管理体系框架的建立与完善，建立公司管理体系文件台帐，对文件更改、有效性进行控制及对文件执行情况进行检查及考核。 组织文件的会审、会签。

审核部门级文件与公司要求及法律、法规要求的相符性。

2.2各部门：负责主导文件的编写、优化、向管理部报备，参加文件会审，部门适用文件的培训、使用及保管。 本部门记录的使用与管理。

3、内容

3.1文件 3.1.1文件的编写

文件、记录的主导部门依据管理需要，参照《文件编号编码格式规定》实施文件的编写（文件、记录的编号由管理部统一制订）。

3.1.2部门级文件（部门内部使用）的签核

仅在部门内部使用的部门级文件由部门经理审核，提交相关主管总经理在【管理体系部门级文件签核表】上签核批准执行，管理部备案。 3.1.3会审

3.1.3.1公司级文件及涉及其他部门的部门级文件由管理部组织会审。

3.1.3.2文件主导部门将需要会审的文件发给管理部，由管理部根据会审需求发送相关部门审阅，并限期请相关部门回复邮件确认或提出意见（限期后不回复视为同意）。

3.1.3.3管理部将回复的意见汇总填写在【管理体系公司级文件会审表】上，发回文件主导部门。文件主导部门对汇总意见作出答复交管理部。管理部将答复意见反馈给意见提出部门要求再次确认（限期后不回复视为同意）。 3.1.3.4如会审中存有较大异议，管理部负责将会审修改后的文件及意见提交管理会议讨论，总经理会议裁决。 3.1.4会签

管理部下达最终正式文件，各部门经理实施文件会签，填写【管理体系公司级文件会签表】，执行文件，管理部进行检查督促。管理部建立的制度文件可以直接在管理会议上讨论听取意见后确定实施。 3.1.5批准

会签后的文件经总经理会议通过后由体系主管总经理代表批准。并在管理部备案。 3.1.6发布执行 3.1.6.1建台帐

管理部将文件纳入【现行文件有效清单】，实施台帐管理；文件原件由管理部统一保存。 3.1.6.2受控、发放

管理部填写【文件分发回收记录表】，现场使用的书面档文件由管理部加盖“受控”的红色印章，签发至使用部门；其他非现场使用的文件由管理部在电子文档中添加“受控”的红色水印后发布到服务器上，文件须设定修改密码以邮件的形式通告相关部门。 3.1.6.3贯彻、执行

文件、记录执行部门及时地组织本部门的相关人员实施学习，【文件学习会签表】等信息交管理部备案。自文件生效日开始，执行部门必须依据文件要求执行，由管理部监督考核。 3.1.6.4更改

文件、记录实施过程中如需更改，执行以上程序。 3.1.6.5作废、销毁

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管理体系文件 控制管理制度 文件编号：GL-GW-08 版次：A/0 页次：1/2 保密登记：一般 文件主导部门以邮件的形式提出作废申请，部门级文件由主管总经理核准；公司级文件需要相关部门“会审”后决定。如报废，管理部办理文件回收、作废、销毁等手续。一般文件作废后背面允许使用，但涉及技术机密、商业机密、财务机密的必须由管理部经理监督销毁防止泄密及被非法传播或使用。 3.2记录的书写要求

记录需要使用永久性墨水书写与更改，记录中不适宜空白栏应标注（例如使用斜线作标记），以保持记录的完整性。 记录更改需要在更改处标注并在更改区域签署更改者姓名及日期，以保持记录有效性。 3.3记录的保存

记录根据需要由使用部门设定保存期限交管理部备案，管理部不定期检查并实施考核。各部门自行保管部门记录，注意保存环境防止毁坏、变质或遗失。到期销毁由部门提出，主管总经理批准，管理部实施作废或销毁。 3.4制订、发布、执行直接涉及员工切身利益的规章制度按照国家有关规定执行。

4、相关文件

4.1《文件编号编码格式规定》

5、记录

5.1【管理体系部门级文件签核表】 5.2【管理体系公司级文件会审表】 5.3【管理体系公司级文件会签表】 5.4【现行文件有效清单】 5.5【文件分发回收记录表】 5.6【文件学习会签表】

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