出差管理制度

1 为规范工厂员工出差管理制度，使工厂出差人员在费用开支时清楚化、合理化和规范化，并做到报销时有章可循，有据可依，以及加强工厂差旅费用管理，统一报销标准，根据工厂的实际情况特制定本出差管理制度。

2 本制度适用于工厂出差的所有人员（项目施工例外）。 3 出差审批及工作汇报：

3.1凡出差人员必须填写“出差申请单”，于出差日之前交相关上级审批，到行政部备案。出差频繁的营销人员、售后人员、工程质检等若因故不能填写“出差申请单”的，必须事前电话就出差主要工作项目与出差地点报相关上级领导批准，上级领导批准后再通知其部门文员代办相关手续，回来后再到相关部门补签。

3.2出差费用若需借支，在全面预算范围内的由部门经理审核后由出纳支取。超全面预算范围的或单次出差大于5000元的出差费用支取应先提报总经理审批后方可由出纳支取。

3.3如果出差计划有修改的，及时通告行政部。因故取消的，若有出差借支，必须将借支在原计划出差日起一周内退还财务室，不得私自保存，否则按《借款管理办法》5.5执行。 3.4出差完后，出差人员必须先到行政部报到，完善“出差记录”相关信息后，再向相关上级汇报出差期间的工作情况及可能存在的问题。 4 出差流程：

4.1 出差申请流程（见附件）及说明：。

4.1.1出差人员在出差前应按要求填写“出差申请单”，在申请单中必须清楚填明出差地点、出差目的、出差计划时间和计划费用等情况。

4.1.2填写“出差申请单”后，必须按程序层层审批同意后方可出差，部门经理级以下岗位出差由部门经理审批即可（特殊情况由总经理审批），部门经理级岗位及以上出差的可电话、OA、以及短信报总经理审批后，再通知其部门文员或助理及时补单至行政部。

4.1.3出差途中除因病或遇意外灾害，或因工作实际需要等特殊情况必须电话联系相关上级领导请示批准延时外，不得因私事或借故延长出差时间，否则除不予报销延长期间的差旅费外，并按旷工处理。

4.1.4未经工厂相关上级领导审批同意擅自出差的，工厂不予认可，其出差行为属个人行为，所产生的一切费用工厂不予报销并对其按旷工处理。

4.1.5出差人员由工厂批准出差的，必须将“出差申请表”交行政部登记，返回工厂时必须在24小时内到行政部报到销差，否则，工厂将按出差申请计划返回时间考勤，对未到工厂报到的按旷工处理。

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4.2 出差费用申请流程（见附件）及说明：

4.2.1出差人填制“借款单”时必须写明借支理由和借支用途、借支金额，不得借出差为由，多借多支另做它用。

4.2.2经办人员填单完毕后，应按程序层层审批。 4.2.3部门负责人在审核借款单时，应核实下列情况： A、借支的费用是否在自己的审批范围内； B、借支是否确实因公需要而产生； C、借支金额是否可能发出费用大致相符；

D、借支金额时间是否与出差时间相近，原则上在出差前一天申请借支。

4.2.4负责人在审核时，必须按申请程序审批签字不得越级审核签字，否则经查实，工厂将追究责任，由此给工厂带来的经损失由责任人承担。

4.2.5出差人员在外出之前可到工厂预支款项在1000元内的全额预支，1000元以上可预支70%，2000元以上可在60%以内预支，其余不足部分工厂将按时间打在出差人员储蓄卡中。

4.2.6若审核借支费用时总经理或相关领导外出无法签字，而耽误时间较长，出纳员必须电话请示，获批准后可先行借支，后补签字，否则不予借支。

4.2.7若出纳人员未按程序办理借支手续，一经工厂查实，处以100-500元的罚款，由此给工厂带来的损失由出纳人员全额承担。 4.3 出差费用报销流程（见附件）及说明： 4.3.1费用报销说明：

4.3.1.1费用报销时，报销人员必须按实际发生费用金额工整的填写报销单，并附相应有效票据。

4.3.1.2经手人填单完毕后，应按报销流程层层审核签字报销。

4.3.1.3各部门负责人在审核报销费用时，应核实下列情况，确认真实无误后方可签字。 A、发生的费用是否在自己的签字范围内； B、发生的费用是否在规定的标准内； C、费用发票金额的真实性；

D、报销的金额是否有相应真实票据； E、相应票据金额是否与报销金额相符； F、报销费用是否确实因公需要产生； G、报销票据日期是否与行为时间相符。

4.3.2出差人员返回工厂后应按工厂规定的7个工作日内，凭原始单据（车、船票或存根及发票等）到财务室办理报销手续；回工厂10个工作日以后不来办理费用报销手续的，工厂视为

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自动放弃报销，出差所产生的费用由报销人员自行承担。如遇直接上级长时间远出，无法办理审核签字的，可由直接上级的直接上级代为审签或由直接上级电话申请财务经理延期报销时间。

4.3.3负责人在审核签字时，必须按报销流程审批签字不得越权审核签字，否则，一经查实工厂有权追究其相关责任，若由此给工厂带来的损失应由相关负责人承担。

4.3.4若报销人员未按流程审批签字，出纳员有权不报销费用，否则一经工厂查实，处以100-500元的罚款，并由此带来的一切损失由出纳员全部赔偿。 5出差费用报销的具体规定：

5.1 出差分为短途和长途两类，短途为当天能往返的（本市内可视为短途），长途为出差时间在2天及以上的。 5.2出差城市分类： 分类 一类区 二类区 三类区 四类区 五类区 六类区 分类说明 县级及以下城市 一般二、三级城市 一般省会城市 经济特区， 特殊城市 港、澳、台地区 国外 备注 市级及以下城市 深圳、上海、北京、广州 5.3出差费用按长途出差生活补贴和住宿费实行标准包干原则。 5.3.1长途出差生活补贴和住宿费包干标准表详见后附件。

5.3.2 交通费按乘坐标准实报实销。旅途中的餐费、住宿费均属包干范围。 5.3.3 各级各岗人员出差按《费用包干标准》报销，差旅费节余归己，超支不补。 5.3.4下级人员随上级领导出差，可比照上级领导包干标准，由上级核报。食宿费等生活补贴随领导实报实销，不再享受费用包干。

5.3.5 两人及以上或夫妻一起同出差时，未经上级领导批准的住宿费将按照节约原则报销。 5.3.6报销包干费用须检附住宿费用原始票据（无票据者做出文字说明），按实际出差天数填写差旅报销单，以出发时间与返回时间之差计算住宿补贴，夜间乘车不计住宿补贴。

5.3.7出差期间由工厂或客户提供了交通工具和住宿的，不再享受出差包干制度即不报销交通费用和住宿费用；否则将按照查实的不该报销金额的两倍给予当事人处罚，同时给予其审核人三倍的处罚。 但出差期间由工厂或客户安排膳食的，可报销生活补贴。

5.3.8 市内及短程出差不在包干范围之内，短途出差视同出勤，不再享受出差补助。 5.4交通费用报销规定：

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5.4.1出差员工乘坐交通工具标准表详见后附件。

5.4.2 往返汽车、火车、轮船等按规定标准，检附原始凭证报销，乘坐飞机的除由公司统一订票的外不提供飞机票，其余的报销时均应提供飞机票。

5.4.3 外地出差工人只能享受火车硬座、长途公共汽车。工厂文职职员、营销人员、项目经理，工程质检在连续乘车超过12小时，可乘坐火车硬卧；符合规定而不购卧铺票者按票面差价的60%给予奖励。

5.4.4 市区交通费应本着既不耽误工作又要厉行节约原则：有公交的不乘出租；有低价车不乘高价车。如无正当充足理由违反以上原则的，按最经济路线的标准费用核报。确系工作需要乘出租的，应经上级领导同意。市区交通票在报销前，应将车票贴在报销单背后，正面注明事由，起止地点和乘车人名。车票面额高于实际费用的应主动说明并在票面上注明，照实报销。

5.4.5携带易损或物品较多不便乘坐公共汽车的，经上级领导批准，可乘坐出租汽车。出租车票须检附有日期及金额的合格原始发票，填写出明细表才可报销。

5.4.6出差人员未经批准乘坐超标准交通工具的，参照附件“出差员工乘坐交通工具标准表”中的交通费用标准按最经济路线的标准费用报销。

5.4.7交通与住宿费用的特殊超标情况应属正常报销范围的，应注明原因，必须经由部门经理与总经理的双重审批后核报。 6 其它规定：

6.1出差不得报支加班费。

6.2差旅费报销应实事求是，不得做假。如发现造假多领差旅费的，将给予多报金额2倍以上5倍以下罚款；一次上报造假金额大于200元者将列入个人信用不良记录名单，并放入个人人事档案中且张榜通报。

6.3主管级以上人员在出差期间因公宴客，应取统一发票或盖章的正式收据；其余人员应经上级领导批准后方可凭票实报宴客费用。该费用以招待费用单列单报，必须注明详细情况（何地、何时、何人、何事及费用明细）超过全面预算之外的费用和大于1000元/次的必须由总经理审批。

6.4员工出差在外购买材料费用、因公携带的行李运费或其它应属报销范围的费用，凭正式发票或收据方可报销，其报销标准不得超过工厂内部标准的范围为限（工厂内部标准可咨询工程部文员）。

6.5驾车出差的交通费按照《车辆管理制度执行》，住宿和生活补贴按本制度相关条款执行。 7本制度解释、修订权归行政部，于总经理签发之日起试行。

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附件：

长途出差生活补贴和住宿费实行以下费用包干标准：

单位：元/人/天 工厂主管、文职职员、部门经理级总经理级主任、区域营销人员、售后服务、及以上，总销售经理、工程质检、普工级 城市 及以上 经理级以下 设计师级 高级技工级 类型 生活住宿 生活住宿 生活住宿 生活住宿 生活住宿 补贴 补贴 补贴 补贴 补贴 80 20 60 15 50 10 25 一类区 实销 实销 20 二类区 实销 实销 40 三类区 实销 实销 60 120 200 30 40 90 120 20 30 60 80 10 20 30 40 260 50 220 40 100 25 80 四类区 实销 实销 70 800 80 600 60 300 —— —— 五类区 实销 实销 90 六类区 实销 实销 —— —— —— —— —— —— —— —— 注：其余出差人员根据岗位性质可比照上表人员各类型进行报销。

出差员工乘坐交通工具标准表： 职称 汽车 火车硬座 火车硬卧 出租 总经理级及以上 √ √ √ √ 部门经理级及以上总经理级以下 主管、主任、区域销售经理、设计师级 文职人员、营销人员、工程质检、高级技工级 售后服务、普工级 √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ △未批准者执行5.4.4款 飞机 √ √ △未批准者执行5.4.4款 △ 未批准者按火车硬卧 〇未批准者〇未批准者费〇未批准者按按硬座报销 用自付 火车硬座 注：√表示可以实报实销；△需审批；〇原则上不允许。乘座轮船的应先报上级领导审批。

出差申请单

出差人 差 期 职 别 年 月 日至 年 月 日，出差计划时间 天 出差地点 出发时间 日 时 分 出差 事由 5 / 10

借支旅费/计划费用 出差 结果 申请人： 部门经理意见： 总经理意见： 出差记录

出差人： 部门： 前往地点： 计划出差日期及时间： 返回日期及时间： 联系地址与电话： 你出差期间谁接替执行工厂工作： 批准人： 备注： 流程：

一、出差申请流程：

开始

出差人员填写出差申请单

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总经理审批签字

部门主管审批签字 部门经理审批签字 结束 4.1 出差申请流程说明：。

4.1.1出差人员在出差前应按要求填写“出差申请单”，在申请单中必须清楚填明出差地点、出差目的、出差计划时间和计划费用等情况。

4.1.2填写“出差申请单”后，必须按上述程序层层审批同意后方可出差，部门经理级以下岗位出差由部门经理审批即可（特殊情况由总经理审批），部门经理级岗位及以上出差的可电话、OA、以及短信报总经理审批后，再通知其部门文员或助理及时补单至行政部。

4.1.3出差途中除因病或遇意外灾害，或因工作实际需要等特殊情况必须电话联系相关上级领导请示批准延时外，不得因私事或借故延长出差时间，否则除不予报销延长期间的差旅费外，并按旷工处理。

4.1.4未经工厂相关上级领导审批同意擅自出差的，工厂不予认可，其出差行为属个人行为，所产生的一切费用工厂不予报销并对其按旷工处理。

4.1.5出差人员由工厂批准出差的，必须将“出差申请表”交行政部登记，返回工厂时必须在24小时内到行政部报到销差，否则，工厂将按出差申请计划返回时间考勤，对未到工厂报到的按旷工处理。

二、费用申请流程：

开始 出差人填制借款单 直属上级审核签字 部门经理审核签字 7 / 10

总经理审批签字 财务主任审批签字 出纳人员审核借款 结束 4.2 出差费用申请流程说明：

4.2.1出差人填制“借款单”时必须写明借支理由和借支用途、借支金额，不得借出差为由，多借多支另做它用。

4.2.2经办人员填单完毕后，应按上述程序层层审批。 4.2.3部门负责人在审核借款单时，应核实下列情况： A、借支的费用是否在自己的审批范围内； B、借支是否确实因公需要而产生； C、借支金额是否可能发出费用大致相符；

D、借支金额时间是否与出差时间相近，原则上在出差前一天申请借支。

4.2.4负责人在审核时，必须按申请程序审批签字不得越级审核签字，否则经查实，工厂将追究责任，由此给工厂带来的经损失由责任人承担。

4.2.5出差人员在外出之前可到工厂预支款项在1000元内的全额预支，1000元以上可预支70%，2000元以上可在60%以内预支，其余不足部分工厂将按时间打在出差人员储蓄卡中。

4.2.6若审核借支费用时总经理或相关领导外出无法签字，而耽误时间较长，出纳员必须电话请示，获批准后可先行借支，后补签字，否则不予借支。

4.2.7若出纳人员未按程序办理借支手续，一经工厂查实，处以100-500元的罚款，由此给工厂带来的损失由出纳人员全额承担。

三、费用报销流程： 开 始

出差人填写报销单

直属上级审核签字 部门经理审核签字 8 / 10

总经理签字 财务主任审批签字 出纳人员审核报销 结 束 4.3 出差费用报销流程说明： 4.3.1费用报销说明：

4.3.1.1费用报销时，报销人员必须按实际发生费用金额工整的填写报销单，并附相应有效票据。

4.3.1.2经手人填单完毕后，应按报销流程层层审核签字报销。

4.3.1.3各部门负责人在审核报销费用时，应核实下列情况，确认真实无误后方可签字。 A、发生的费用是否在自己的签字范围内； B、发生的费用是否在规定的标准内； C、费用发票金额的真实性；

D、报销的金额是否有相应真实票据； E、相应票据金额是否与报销金额相符； F、报销费用是否确实因公需要产生； G、报销票据日期是否与行为时间相符。

4.3.2出差人员返回工厂后应按工厂规定的7个工作日内，凭原始单据（车、船票或存根及发票等）到财务室办理报销手续；回工厂10个工作日以后不来办理费用报销手续的，工厂视为自动放弃报销，出差所产生的费用由报销人员自行承担。如遇直接上级长时间远出，无法办理审核签字的，可由直接上级的直接上级代为审签或由直接上级电话申请财务经理延期报销时间。

4.3.3负责人在审核签字时，必须按报销流程审批签字不得越权审核签字，否则，一经查实工厂有权追究其相关责任，若由此给工厂带来的损失应由相关负责人承担。

4.3.4若报销人员未按流程审批签字，出纳员有权不报销费用，否则一经工厂查实，处以100-500元的罚款，并由此带来的一切损失由出纳员全部赔偿。

出差办理流程：

开始

出差申请流程办理后带着《出差申请单》到前台办

理出差备案，由前台根据《出差申请单》中信息和 9 / 10 出差人核实，并填好《出差记录》表。

出差人员办理完前台备案手续后，手持《出差申请单》到财务室办理费用申请，财务室根据《出差申请单》中信息和相关制度流程进行办理后，收下《出差申请单》存档。 出差人员回来时，先到前台销差后再返岗。返岗后再根据相关制度办理费用报销手续。财务人员在收到出差人员报销申请后与《出差申请单》中相关信息一起进行审核；如在出差前没有到财务室申请出差费用的，再报销时必须把审批合格的《出差申请单》和费用报销单据一起交财务进行审核后财务人员方可办理报销手续。

结束 10 / 10