人事档案管理实施细则

一、总则 1. 目的

第一条 为了提高档案管理水平，建立和完善科学、规范的公司人事档案管理，理顺劳动关系的变动转移程序，做好个人档案的收集、整理工作，有效地保护和使用档案，特制定本实施细则。

2. 原则

第二条 人事档案管理按照“一人一号、一人一档、专人负责、规范标准。”的原则，由人事行政部门负责人事档案的归集和管理，以保证档案完整与安全。人事档案属永久性保存档案，任何部门或个人不得销毁或丢失档案。 3. 适用范围

第三条 本实施细则适用于公司全部职员。 二、分则

（一）人事档案的建立

第四条 凡是公司的职工，人事行政部门应为其建立个人档案编号和档案卷宗，并按公司档案规范进行分类管理。

第五条 为了方便人事档案的归档和查询，本着“简便、有效”的原则，对公司人事档案进行统一编号。编号由两部分组成：第一部分为公司代码，即公司名称中“雪峰”的大写拼音字母：XF；第二部分为个人编码。例：张三个人编号为0001，则张三的人事档案编号为XF0001。

第六条 人事档案是指在人事工作中形成的记录员工在公司的主要经历、学历、培训、社会关系、业务能力、工作状况以及奖惩等个人情况的文件材料，主要包括入职档案、履职档案、离职档案等，具体如下：

（1）入职档案： 员工编号：

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 名称 应聘简历 应聘资质 健康证明 面试通知书 应聘登记表 面试评价表 录用通知书 入职登记表 内 容 摘 要 身份证、户口簿、学历证书、专业技术证件等 备注（页码、有无） 劳动关系解除或与上一家供职单位解除或终止劳终止证明 入职手续交接单 动关系的证明 包括新员工报到手续表、物品领用单、交接单等 包括劳动合同、特别约定、保密和竞业限制协议 包括员工手册、规章制度等 10 11 12 13 14 15 16 劳动合同书 职位说明书 规章制度 培训服务期协议 担保书 声明书 （2）履职档案： 员工编号：

序号 1 2 名称 转正申请书 转正同意书 内 容 摘 要 备注 3 技术资质 在职期间是否获得相应专业技术 或职称等 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 请假条 基本考核情况 绩效考核情况 培训情况 岗位变动 工作地点变动 薪酬变动 年度工资发放表 奖励、处罚 年度体检 年度社保缴费表 劳动合同续约书 （3）离职档案： 员工编号：

序号 1 2 3 名称 辞职申请书 辞职批准书 内 容 摘 要 备注 开除、解除、终止 劳动合同通知书 4 5 离职交接表 停缴社会保险同 意书 6 保密与竞业限制 确认书 7 8 9 10 离职评价表 第七条 在制作上述人事档案资料时，应当按照序号和名称放入相应档案内，并在备注中注明页码，存有资料的一栏在备注中画“√”，无相应资料的留空不填。装卷应按档案分类统一装入“档案袋”中，在档案袋上写明员工姓名、档案编号，并按档案类别顺序存放在相应的档案柜中。

第八条 人事行政部按档案编号、姓名为每位职员建立“人事管理信息表”，并将员工个人基本信息录入表中，具体包括编号、姓名、性别、身份证号码、住址、户籍所在地、年龄、政治面貌、行业年限、健康证期限、所持资格证、入职声明、入职前经历、劳动合同签订时间、社会保险购买期间、员工考核、竞职、奖励、处罚等信息。

第九条 员工电子档案是关于员工全面信息存储、跟踪的重要工具。有关员工信息的变更，必须当月在员工个人电子档案中进行登记更新。每月末，对档案进行备份。以确保电子档案的安全管理。

（二）人事档案的管理

第十条 对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。

第十一条 根据安全保密，便于查找的原则，人事档案保管应保持清洁，整齐和适宜的温湿度，做好防火、防潮、防盗的保护措施。

第十二条 对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。查借阅人事档案应严格按借阅程序办理。

第十三条 职工本人有正当理由需要查阅档案的，须填写《人事档案查阅申请表》（附后），经过部门负责人和人事部门负责人同意的，能查阅本人的人事档案，任何他人的档案概不查阅。

人事档案查阅申请表

档案号 查询原因： 查阅□（ ） 复印□（ ） 其它□（ ） 查询情况： 查阅人签字 姓名 查阅时间 部门负责人

人事行政部负责人 第十四条 经理及以上人员可直接借阅所管部门员工档案，跨部门借阅员工档案需附总经理审批同意的签字，具体见《人事档案借阅表》附后）。借阅需在“档案借阅登记本”上登记，不得私自复印员工档案，确因工作原因复印的须经人事部经理批准后由人事部操作复印。

人事档案借阅申请表

借阅人 借阅原因： □（ ） □（ ） □（ ） 借阅人签字 部门 借阅时间 借阅期限 借阅情况： 是否复印： 人事行政部负责人 总经理 第十五条 借阅档案者应在规定借阅期内按时归还完整的档案，逾期者按每天20元进行处罚；如将借出的档案丢失者，必须承担因档案丢失的全部损失（包括但不限于资料本身、因丢失资料导致劳动争议的赔偿等）。

第十六条 人事行政部档案管理人员应严守档案机密，不得擅自泄漏或传播员工个人资料信息，人事行政部遗失档案的，除相应处罚外，必须承担因档案丢失的全部损失（包括但不限于资料本身、因丢失资料导致劳动争议的赔偿等）。

第十七条 本实施细则由人事行政部负责解释，经公司职工代表大会审议通过经公司总经理签字之日起生效。

四川****有限公司 2014年 月 日