运行方案

目 录

一、 档案室工作内容

（一） 档案收集归档 1、 档案收集 2、 档案分类 3、 档案编号 4、 档案保存年限 （二） 档案管理 1、 档案维护 2、 档案利用 3、 档案销毁 4、 档案统计

二、 档案室工作节点推进表 三、 档案室考核机制

1、 达成目标

2、 考核指标及奖惩措施

四、人员编制及费用支出表 五、档案室运行流程

1、收集归档流程 2、借阅流程 3、外借流程 4、销毁流程

六、档案室涉及表单

2014年年度档案室运行方案

一、 档案室工作内容

（一） 档案室收集归档 1、档案收集

档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成

的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录，档案室人员负责收集。

各部门在工作活动中形成的具备保存价值的文件材料，由各部门的管理人员定期移交给档案室人员集中保存。管理性文件一般在形成的第二年上半年内向档案室移交归档；技术、项目类文件可按项目结束时间或工作阶段归档。

2、档案分类

公司档案按部门级进行标准规范的分类。档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。公司档案按部门大致分为以下几类：

行政部（SZ）

（1）党、团、工工作文件SZⅠ； （2）宣传统战工作SZⅡ：

（3）发文SZⅢ：上级机关下发给本企业的有关文件，与他公司来往函件，本企业的红头文件等；

（4）经营管理工作SZⅣ：

（5）资产管理工作SZⅤ：房产、土地方面的文件；房地产的权属证明材料等； （6）知识产权管理SZⅥ：企业标识、商标标识方面的材料；专利、商标等； （7）环境保护、排污等工作SZⅦ：（8）其他文件SZⅧ 人力资源部SR

（1）人力资源管理文件SRⅠ： （2）人资档案SRⅡ； （3）劳资纠纷SRⅢ： 供应部SL：

重要物资和生产资料的采购审批手续、合同；办公设备、机动车等的采购计划、审批手续、招投标、购置；仓库管理规章制度、台账、统计报表；

物流部SW

商务合同正本及其补充件、客户资信调查材料、售后服务材料； 生产SS

（1） 常规文件SSⅠ：

（2） 体系文件SSⅡ：全面质量管理工作形成的文件、质量体系运行及管理文件、产品刨优的获奖证书

（3） 设备仪器类SSⅢ： 工程部SGⅠ

（1） 立项批复等文件SGⅠ： （2） 在建项目文件SGⅡ； （3） 维护与跟新改造SGⅢ： 法务部SF：

法律事务管理与协调工作；法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件；一般法律事务工作文件；案件、纠纷及公证事务中结论性材料案件、纠纷及公证事务中调查过程形成的文件。

3、档案编号

档案分类各级名称经确定后，应编制电子版《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。

S–X - Ⅰ–1`- 1 文件编号

文件盒编号 文件类别 部门名称 公司名称

4、档案保存年限

公司档案保管期限规定为永久、长期、和短期三种；

永久保存主要包括两部分：本公司在正常工作中形成的重要文件和上级机关下发给本企业的有关文件，与他公司来往函件。长期：期限为16-30年。短期：15年以下。

（二） 档案管理

1、日常维护

采取各种防止措施，维护档案实体及信息的完整与安全，保持档案良好的存放秩序。最大限度的消除各种可能损坏档案的不利因素，从而把档案的损坏率降低控制在最小范围。档案保管工作要做到四不：不散（不是档案分散）、不乱（不是档案互相散乱）、不丢（档案不丢失不泄密）、不坏（不是档案遭到破坏）。

除此之外，要保持档案室干净、整洁；保持适宜的温度、湿度；注意防光、防尘、防微生物的事宜；定做做好档案室安全检查工作。

2、档案利用

档案提供利用的具体方式是多种多样的，按照利用档案室原件还是复印件情况来分： 一是以档案原件提供利用，如查阅；二是以档案复制品提供利用，制作各种形式的档案原件副本，代替原件，如外借服务、展览和陈列；三是综合档案内容编写书面资料，如编写档案证明，参考资料等、但使用较少。 3、档案销毁

通过档案价值的鉴定，判断档案的历史与现实的价值，确定保管期限或者对内容失真和不完整的档案，按照规定的流程和制度进行销毁，减轻档案室和设备的负担，有利于集中人力、物力妥善保管价值较大的档案。

4、档案统计

档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作统计台账，档案人员做好档案移进、移出整理、销毁、保管的数量、状况及结构的登记和统计。档案检索、调阅、外借、归还等情况的登记和统计。

二、档案室工作节点推进表 序号 1 工作项目 完成档案室的 基础设施建设 2010年至2013年度工 程部档案修复、归档 2010年至2013年度行政部档案修复、归档 工作要求 增加相关硬件、软件的设施 及办公用品完善档案室要求 时间节点 2014.3.1--2014.3.20 备注 费用支出 2 修复完善档案，按分类整理入档 2014.3.21-2014.3.31 3 修复完善档案，按分类整理入档 2014.4.1-2014.4.10 需要人 资配合 需生产 部配合 需供应 部配合 需物流 部配合 需法务 部配合 5 2010年至2013年度人搜集档案、签订交接清单、 资部档案搜集、归档 修复完善档案、整理入档 2010年至2013年度生搜集档案、签订交接清单、 产部档案搜集、归档 修复完善档案、整理入档 盘点统计档案室资料 做到登记、盘点一致， 制作统计表、分析表 2014.4.20-2014..5.31 6 2014.6.1-2014.7.10 7 8 2014.7.11-2014.7.31 2014.8.1 -2014.8.20 2010年至2013年度供搜集档案、签订交接清单、 应部档案搜集、归档 修复完善档案、整理入档 2010年至2013年度物搜集档案、签订交接清单、 流部档案搜集、归档 修复完善档案、整理入档 2010年至2013年度法搜集档案、签订交接清单、 务部档案搜集、归档 修复完善档案、整理入档 2010年至2013年度其搜集档案、签订交接清单、 他档案资料搜集、归档 修复完善档案、整理入档 盘点统计档案室资料 14年度工作总结及档做到登记、盘点一致， 制作统计表、分析表 认真、细致做好总结工作、分析9 2014.8.21-2014.9.10 10 2014.9.11-2014.9.30 11 2014.10.1-2014.10.31 12 2014.11.1-2014.11.30 13 案管理相关知识学习 优缺，学习知识、更好完善 2014.12.1-2014.12.31

三、档案室的考核机制

（一）达成目标 序号 1 2 种类 目标 完善档案室基础设施建设 档案室制度和档案管理员职责 备注 档案室正常运行 符合实际，可操作性强 严谨，实用 收集时应注意齐全、完整、优化 按部门、种类整理，准确归档 制度管理 3 4 5 6 7 8 9 10 11 综合管理 12 13 1514 15 其他指标 16 17 提出良好的建议、见解 完成领导交付的其他工作 做好档案、文件的目识管理 办公设备和用品的布置及维护 明确标识、摆放一致 及时整理检修 业务建设 制定档案室相关操作流程 制定档案室常用表单 按时间节点推进表及时收集资料 档案整理、归档及时和准确 建立档案交接、销毁、档案移交统做好记录、保证完善 计等多种台帐， 电子版档案检索机制的建立 建立调阅、外借、归还台账 与实际情况达成一致 做好各种登记事宜，保证档案无缺失 按档案室管理规定，负责档案是的无关人员不准许随意进出、无手续不能日常管理工作 阅览和外借 做好档案室的环境卫生 保持干净整洁，无异味 学习档案管理专业知识、提高档案 管理质量 按时上交《文件记录统计报表》 及时上报

（二）考核指标及奖惩措施 考核项目 编号 1 考核内容 做好档案室的环境卫生，办公设备维护 做好档案、文件的目识管理、办公用品、设施的布置 完善档案室基础设施建设 档案室制度和档案管理员职责 制定档案室相关操作流程 制定档案室常用表单 搜集资料完整、准确 分数 5 考核办法及奖惩措施 月度考核评分90分及以上为合格，一次不合格扣1分，连续三个月不合格扣5分。 月度考核评分90分及以上为合格，一次不合格扣1分，连续三个月不合格扣5分。 未配备齐全的发现一处扣1分，扣完为止。 备注 对接客户打分 综合管理（10分） 2 3 5 5 5 5 5 5 对接客户打分 对接客户检查 制度管理 （20分） 4 5 6 7 建立档案室管理、岗位职责，缺失一项扣1分，扣完为止。 对接客户检查 完善相关流程，符合实际操作，缺失一项扣1份。 制作相关表单，易操作，缺失一项扣1分。 月度考核90分及以上为合格，一次不合格扣1分，连续三个月不合格扣5分。 月度考核90分及以上为合格，一次不合格扣1分，连续三个月不合格扣5分。 月度考核90分及以上为合格，一次不合格扣1分，连续三个月不合格扣5分。 月度考核90分及以上为合格，一次不合格扣1分，连续三个月不合格扣5分。 归档档案无丢失损坏，损坏一份扣1分，丢失一份扣2分 及时上报《文件记录统计报表》，做好总结工作，迟交2分，未交扣5分。 被采用一次奖励5分。 对接客户检查 对接客户检查 对接客户打分 对接客户打分 8 业务建设（60分） 9 归档资料及时、准确 建立台账（交接清单，借阅，外借，销毁等） 建立档案检索及电子版归档台账 档案资料的安全性 编写《文件记录统计报表》 提出良好的建议、见解 5 20 对接客户打分 10 11 其他 （10分） 12 13 15 15 10 对接客户打分 对接客户检查 对接客户检查 对接客户检查 四、人员编制及费用支出

机构为档案室，人员编制：1人，下表为2014年费用支出表； 序号 1 2 3 4 5 6 款项内容 工资 固定资产 档案管理软件 培训费 办公费 其他费用 合计 金额 30000元 10000元 5000元 2000元 1500元 3000元 51500元 备注 五、档案室运行流程

（一）档案管理制度流程

制定档案管理制度 开 始 档案分类归档 档案日常维护管理 工作检查与改进 拟定档案管理制度 经理审核发布 依照制度执行 搜集资料、签订资 料交接清单 档案进行分类归档 填写详细信息， 对档案进行日常 装订建立台账 维护 记录 借阅、外借申请 定期整理、审核、 进行检查，提出 销毁 整改意见 结束

（二）资料归档工作流程

收集资料 资料汇总、整理 资料分类归档 开 始 搜集资料、签订资 料交接清单 汇总收集到的资料 是 合 格 否 相关部门重新整理 进行分类归档 结束 （三）档案销毁工作流程

收集资料 资料汇总、整理 资料分类归档 开 始 对资料整理筛选 对需要销毁的资料 递交给行政部经理审核 审批后进行销毁 进行清点、汇总 销毁人及监督人 签字归档 结束

（四）档案借阅工作流程

档案借阅申请 开 始 办理借阅手续 档案使用 办理档案归还手续

相关部门人员填写 “档案借阅申请单” 相关部门人员填写 “档案借阅申请单 否 是 同意 行政部经理审核 否 通过 是 档案管理员办理 档案借阅人员按照 档案借阅手续 规定使用档案 档案使用完毕 借阅人归还档案 检查完整，办理归还 结束 六、档案室设计表单

（一）资料交接单

行政部对工程部负责的塞尚乳业前期建设工程的资料进行交接接收，现请工程部将所转移移交与 行政部档案室：

说明：1、整理完整后移交签字

2、本交接单一式二份，资料递交人与资料接收人各保留一份

资料移交部门：

资料移交人： 资料接收人： 资料交接日期：

（二）文件收取登记表

填表人： 日期： 编号 部 门 文件名称 性质 份数 字号 日 期

（三）资料索引表

填表人： 日期： 序号 档案号 档案名称 建档日期

存档位置 档案内容 备注 备注

（四）档案明细表 档案号 （五）借阅登记表

档案号 借阅日期 资料名称

借阅人 归还时间 借阅人签字 借出 日期 单位名称 经手人 管理人 日期 归还 管理人 备注 （六）档案调阅单

类别 文件内容摘要 调阅用途 调阅时间 调阅部门 审 核 行政部门 审 核 档案编号 备 注

（七）档案丢失报告 丢失档案编号 丢失档案名称 丢失日期（大概） 存档日期 丢失原因 丢失人员签字： 年 月 日 档案室处理意见： 行政经理处理意见： 备注 调阅部门 调 阅 人 年 月 日 年 月 日 归还日期 管理人员 （八）资料归档表

填表人： 日期： 项目 编号

资料名称 存放位置 资料制作人员 建档日期 保存期限 备 注