XXXX礼品销售有限公司 组织机构与职责分工制度
第一章 组织机构图
第一条 公司组织机构图 建 立与 维 护
总经理 副总经理 财务部 财务总监 经理助理 客户 服务中心 订单处理产品采购新品提供样品管理库房管理业务设计设计部 业务部 市场部 办公室 销售中心 分公司 专卖店 企划设计销售工作市场调查客户维护市场调查行政管理人力资源市场调查销售工作店面销售信息收集供应商网络 1
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第二章 组织机构与职责
第二条 财务部
1、2、3、4、5、6、7、第三条 1、2、3、4、5、6、7、第四条 1、
负责公司财务管理制度的建立、实施和完善。 负责建立健全各类财务账目。
负责公司资金的合理收支，应收、应付帐款的管理，销售业务的
监督等，并提报月度财务报表。 负责公司销售统计、成本核算工作。 负责银行、税务工作的开展。 负责薪资的核算和发放。
负责根据公司年度销售目标，编制预算，并进行决算。 客户服务中心
负责订单的综合处理。 核算产品价格。
负责新产品的采购，以及新产品价格、性能、材质等相关信息的
提供，并进行动态信息反馈。 负责公司样品及库存管理。
负责供应商开发和关系维护，以及供应商档案整理和管理。 负责市场相关产品价格的询价、比价等相关工作。 负责行业展示会的组织参展和效果评估。 业务部
负责开发、维护直接客户，保证货款的安全回笼，完成总经理下
达的销售指标。并随时归档完善的合同档案和客户资料。
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2、 负责总结当月销售情况，预测下月度销售形势，并提报总结报告
和预测报告。
3、 负责新产品的宣传和推广。
4、 负责客户所在行业信息的市场调研、分析。 第五条 市场部
1、2、3、4、第六条 1、2、3、4、第七条 1、2、3、4、第八条
负责开发、维护直接客户，保证货款的安全回笼，完成总经理下
达的销售指标。并随时归档完善的合同档案和客户资料。 负责总结当月销售情况，预测下月度销售形势，并提报总结报告
和预测报告。
负责新产品的宣传和推广。
负责客户所在行业信息的市场调研、分析。 设计部
负责订单所需产品的设计工作。 负责公司平面广告的设计。
负责客户所在行业信息的收集，协助相关部门向客户定期提供新
的促销品（活动）设计方案。
负责公司的电脑、电话及附属设备进行维护和管理。 办公室
负责公司日常管理制度的制定、实施、完善，以及公司其他制度
实施的监督。
负责公司各类行政事务工作。 负责部门间的沟通协调。 负责公司对外事务的联系和办理。 办事处
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1、 负责开发、维护直接客户，保证货款的安全回笼，完成总经理下
达的销售指标。并随时归档完善的合同档案和客户资料。 2、 负责总结当月销售情况，预测下月度销售形势，并提报总结报告
和预测报告。
3、 负责新产品的宣传和推广。
4、第九条 1、 2、3、
第十条 1、2、3、4、5、6、
负责客户所在行业信息的市场调研、分析。 专卖店
负责店面销售工作，保证货款的安全回笼，完成总经理下达的销
售指标。
负责市场产品行情、新品信息的收集、提供。
负责市场竞争对手相关信息的收集、提供。
第三章 岗位职责
总经理
负责公司年度及中、长期发展规划的制定，并组织实施。 负责公司的总体管理和运作。
负责公司（各部门）年度、月度销售指标的制定和下达。 组织构建营销组织机构，并逐步完善营销体系。 负责行使公司的人事决策权。
负责参照公司各项经济指标完成情况，依据员工工作和业绩，行
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使奖惩权。
7、 负责公司大型项目、合同的谈判和签约，或是予以过程监督。 8、 负责公司重大事件的决策，以及重大问题的处理。 第十一条 财务总监
1、 负责公司资金的调配。
2、 负责研究税务、会计、经济政策。 3、 负责公司的重大财务收支的控制。
4、 负责对公司重大经营活动、决策方案实施监督、制约。 5、 指导编制损益表、资产负债表和管理报告、财务分析报告。 6、 评价财务处理程序的完整性及正确性，资产的安全性与使用的有
效性，债务的真实性与合法性，进行风险预测和预防。 7、 指导、监督、考核财务部门各岗位职责的执行情况。 第十二条 副总经理
1、 协助总经理开展相关工作。
2、 负责公司日常工作的组织、协调开展。 3、 负责公司日常管理制度的制定，并监督实施。 4、 负责公司人事管理制度的制定，并监督实施。 5、 负责公司奖惩条例的制定，并监督实施。 6、 负责组织公司销售管理制度的制定，并监督实施。 7、 负责组织公司绩效考核制度的制定，并监督实施。 8、 负责组织公司驻外办事处管理办法的制定，并监督实施。 第十三条 财务部岗位职责
㈠、财务经理
1、 负责公司财务管理制度及各类财务帐目的建立、完善和实施。
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2、 负责按时编制会计报表及其附表、附注以及成本费用明细表，及
时办理报税事项。并妥善保管会计凭证、会计帐薄、会计报表和其他会计资料。
3、 负责根据公司年度销售目标，编制预算，并进行决算。 4、 负责每月向总经理提报供月度财务报表，分析上月公司经营状况
及费用收支情况。
5、 负责审核、控制和管理各项费用支出。
6、 负责索取进项发票，并开出销售发票，以及发票的开具工作。 7、 负责办理贷款证、营业执照、一般纳税人及会计资料等的年审。 8、 负责薪资、提成及奖金的核算和发放。
9、 负责公司资金的合理收支，应收、应付帐款的管理，销售业务的
监督等。
10、对公司重大经营活动、决策方案实施监督、制约。 11、负责外地办事处的财务审核与实地检查。 12、完成总经理或财务总监交办的其他工作。 ㈡、会计
1、 负责完成部门主管分派的财务帐目记帐工作，并妥善保管帐薄及
会计凭证等会计资料。
2、 根据调拨单、出入库单登记大库、五爱库存商品账。
3、 根据专卖店销货清单登记电脑，月末打印本月报表，根据报表销
五爱账。
4、 根据订单、合同进行编号，并在电脑上登记销货明细表。 5、 核算出库商品成本，查看合同执行情况。
6、 每月与大库、五爱对账，并抽查商品数量、抽查前台商品。
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7、 协助部门经理编制各类会计报表。 8、 协助部门经理提报供月度财务报表。 9、 合同管理及新客户资料记录。 10、完成部门主管交办的其他工作。 ㈢、出纳
1、 负责日常现金收付工作：以签字齐全，审核无误的原始 证做为
付款依据，收款必须填写收款收据。现金日记账记录做到日清月结，每日下班前清点库存现金，做到账实相符。
2、 负责银行存款收付工作：以签字齐全，审核无误的原始证做为付
款依据，付款时应仔细核对对方银行账号、开户行，收款人信息等，银行存款日记账记录做到日清月结，应及时查询银行存款余额，做到账实相符。
3、 对于签字不齐全或不符合规定的原始凭证可以拒绝付款。 4、 收到销售人员客户的电汇汇款单时应及时通知当事人。 5、 根据业务需要提供相应的收款账号。
6、 下班前结算出当日现金及银行存款余额交财务负责人、总经理。 7、 每月月末与会计对账，做到账账相符。
8、 严守公司机密，保证现金、现金支票、支票的安全。 9、 完成部门主管交办的其他工作。 第十四条 客户服务中心岗位职责
㈠、经理
1、 负责本部门的全面工作。
2、 负责订单的核准接收，分派部门员工进行采购洽谈，并于签订订
货合同前，予以核准。
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3、 对产品价格具有最终核算权。 4、 负责采购进度的跟踪监督。
5、 负责组织本部门员工进行新产品调研和采购，并总结新品采购、
签单情况。
6、 负责组织供应商的开发和关系维护，以及供应商档案的管理。 7、 负责组织进行市场走访，并监督实施。 8、 负责行业展示会的组织参展和效果评估。 9、 负责本部门员工日常工作的考核。 10、完成总经理交办的其他工作。 ㈡、副经理
1、 协助部门主管开展本部门工作。
2、 负责供应商的开发和维护，并建立和保管供应商档案。 3、 负责组织建立《采购统计总帐》（电子版）。 4、 负责采购-销售工作组订单的采购。
5、 开展新产品调研和采购工作，及时传递新产品信息。
6、 对当地市场进行走访，调查公司所经营产品价格等的市场变动信
息及其他产品信息。
7、 完成部门主管交办的其他工作。 ㈢、采购员 采购工作流程 询单 接单 再次询单 打（封）样或设计稿确认 采购合同商谈 签订采购合同 预付款支付 采购合同执行情况跟进 支付余款（或验货后支付） 出货 到货跟踪、提货 验货
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入库 帐目核销 质量问题处理（退货、补货或退款）
库存积压（调换、退货）
供应商资料 存档及评估 1、 负责日常询单。
2、 负责采购合同的洽谈及签订。 3、 采购跟踪及出货信息传递。
4、 办理采购汇款财务手续，商品到达及时办理入库、核销手续。并
定期与供应商、公司财务部进行采购对帐。 5、 订单产品留样。 6、 新品信息传递。
7、 负责产品向供应商退货的具体办理。
8、 经常与有关部门、员工沟通，了解、掌握客户需求，以及产品所
适合的客户等信息。
9、 负责供应商档案及产品档案的整理，提交部门主管。
10、负责收集、整理、保管《购货确认单》、《购货合同》或《购货单》
等原始凭证。
11、完成部门主管交办的其他工作。 ㈣、客户接待员
1、 负责来访客户的接待和业务洽谈，直至形成订单。
2、 对来访客户进行登记。来访客户未形成订单，转交销售人员跟踪
服务。
3、 负责提供产品的价格、技术咨询。
4、 负责样品数量管理，记录样品的借还、赠送、销售、丢失、调拨、
损坏、押金等情况。保存各类样品原始凭证
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5、 样品柜卫生，每日早晨清洁。样品撤换管理，每季度一次。 6、 负责存档彩页的登记、保管、发放等管理工作。
7、 负责办理公司票据、信函、样品等物品邮寄，以及寄到公司物品
的接收工作。并做好登记，备查。 8、 负责公司新品信息的传递及新品摆样工作。 9、 负责办理各类人事手续工作。 10、完成部门主管交办的其他工作。 ㈤、仓库保管员
1、 到货信息查询、安排提货及运费监督 2、 验货入库，并通知销售人员送货。
3、 客户（销售人员）返货接收，以及向供应商返货监督执行。 4、 负责公司库房及库存产品的管理。具体办理采购入库、退货入库、
换货入库、订单出库、调拨出库、返货出库等。
5、 掌握大库数量，配合财务部进行月末库存盘点，随时向专卖店、
业务人员通报库存商品情况。 6、 完成部门主管交办的其他工作。 第十五条 业务部岗位职责
㈠、经理
1、 全面负责本部门的工作。
2、 负责组织制定本部门销售计划、货款催收计划，并监督实施，保
证货款的安全回笼，完成公司下达的销售指标。
3、 负责组织召开部门周销售工作会议，总结一周工作，安排下周工
作，并提交会议记录，于中层办公例会进行汇报。 4、 负责组织整理本部门完备的客户资料，进行归档。
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5、 负责销售技能、业务知识方面的培训。
6、 组织本部分员工开展客户所在行业市场调研，重要信息随时提报
总经理，向有关部门反馈。 7、 完成总经理交办的其他工作。 ㈡、业务员
1、 依据部门及本人工作计划，开展销售工作。
2、 负责客户的开发、业务洽谈、合同签订，办理订单申请、送货、
开票、结款等相关工作，并提报合同、客户资料等。 3、 负责当期货款、历史欠款的催收。保证货款安全回收。 4、 负责整理完备的客户资料，进行归档。
5、 随时对客户所在的行业进行市场调研，及时向有关部门反馈有价
值信息。
6、 每周填写《周工作记录表》，并于部门会议时，提交部门主管。 7、 每周部门会议时，提交下周《工作计划》给部门主管。 8、 完成部门主管交办的其他工作。 第十六条 市场部岗位职责
㈠、经理
1、 全面负责本部门的工作。
2、 针对公司大客户所在行业，拟订市场调查计划，组织本部门、协调业
务部、设计部等部门共同实施，提交调研报告，供业务部门和客户参考，促进销售工作开展。
3、 负责组织制定本部门工作计划，并监督实施。
4、 负责组织召开部门周工作会议，总结一周工作，安排下周工作，
并提交会议记录，于中层办公例会进行汇报。
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5、 负责组织整理本部门完备的客户资料，进行归档。 6、 完成总经理交办的其他工作。 ㈡、市场开发
1、 依据部门及本人工作计划，开展销售工作。
2、 具体实施市场调查计划，向部门主管提交调研报告，供业务部门和客
户参考，促进销售工作开展。
3、 负责客户的开发、业务洽谈、合同签订，办理订单申请、送货、
开票、结款等相关工作，并提报合同、客户资料等。 4、 负责当期货款、历史欠款的催收。保证货款安全回收。 5、 负责整理完备的客户资料，进行归档。
6、 每周填写《周工作记录表》，并于部门会议时，提交部门主管。 7、 每周部门会议时，提交下周《工作计划》给部门主管。 8、 完成部门主管交办的其他工作。 第十七条 设计部岗位职责
㈠、经理
1、 负责本部门的全面工作。
2、 负责组织订单所需产品的设计工作。 3、 负责确定设计制作人员和计划完成时间进程。
4、 负责急单、难单、错单的协调、处理工作，以及未完成的设计任
务单的记录跟踪。
5、 组织开模产品的设计和促销品的设计。
6、 负责公司的电脑、电话和附属设备、文件、书籍、光盘的维护和
管理。
7、 完成总经理交办的其他工作。
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㈡、设计员
1、 负责各类订单产品的设计工作。 2、 负责促销品方案的设计工作。 3、 负责公司各类宣传品的设计、制作。 4、 负责开模产品的设计制作。
5、 负责整理设计文稿，做好电子版设计稿件的建档工作。 6、 完成部门主管交办的其他工作。 第十八条 办公室岗位职责
㈠、办公室主任
1、 负责办公室的全面工作。
2、 负责组织公司各类管理制度的制定，并监督实施。 3、 负责公司人事工作的开展。
4、 负责办公例会的组织、召开。并监督、检查各部门贯彻执行会议
决议的情况。
5、 依据公司业务需要，研究组织机构职责及权责划分的改进方案。 6、 协调公司各部门之间的工作，承担不属于各部门的管理工作，以
及完成总经理交办的其他工作。 ㈡、司机
1、 负责依据《车辆管理办法》开展工作。
2、 负责依据政府部门规定，缴纳养路费、办理行车证等有关手续。 3、 负责公司产品的提货、送货及其相关工作。 4、 送货时，协助办理送货回执单。 5、 完成部门主管交办的其他工作。 ㈢、保洁员/厨师
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1、 负责员工午餐的准时供给。
2、 负责食堂、会议室、会客处、走廊、玻璃、洗手间（地面、墙壁、
门窗）等公共区域环境卫生的清扫。
第十九条 办事处岗位职责
㈠、办事处经理
1、 负责办事处全面管理、经营工作； 2、 负责履行办事处财务审批手续；
3、 负责组织制定销售计划、货款催收计划，并监督实施，保证货款
的安全回笼，完成公司下达的销售指标。
4、 负责组织召开部门周销售工作会议，总结一周工作，安排下周工
作，并于每周六向总经理提交会议记录。 5、 负责组织整理本部门完备的客户资料，进行归档。
6、 组织本部分员工开展客户所在行业市场调研，重要信息随时提报
总经理，向有关部门反馈。 7、 完成公司交办的其他工作。 ㈡、财务（内勤）
1、 负责基本财务帐目的建立及相应财务工作的开展； 2、 负责办事处费用支出管理；
3、 负责商品收发货、应收帐款的记录、跟踪； 4、 负责与公司财务的对帐工作
5、 协助开展当地采购询单、业务拓展工作。 6、 负责销售业务相关原始资料的保存； 7、 负责办事处日常行政事务性工作； 8、 完成办事处经理交办的其他工作。 ㈢、业务员
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1、 依据办事处及本人工作计划，开展销售工作。
2、 负责客户的开发、业务洽谈、合同签订，办理订单申请、送货、
开票、结款等相关工作，并提报合同、客户资料等。 3、 负责当期货款、历史欠款的催收。保证货款安全回收。 4、 负责整理完备的客户资料，进行归档。
5、 随时对客户所在的行业进行市场调研，及时向有关部门反馈有价
值信息。
6、 每周提交本周《工作记录表》、下周《工作计划》给办事处经理。 7、 完成部门主管交办的其他工作。 第二十条 专卖店岗位职责
㈠、店长
1、 负责专卖店的全面工作。 2、 负责专卖店的资金管理。 3、 负责组织开展销售工作。 4、 负责货款的安全回收。 5、 负责专卖店的人事工作。 6、 负责市场信息的收集和反馈。 7、 完成总经理交办的其他工作。 ㈡、副店长
1、 协助店长进行专卖店管理和销售工作。 2、 协助店长进行资金的管理。 3、 负责日常销售帐目的记录。 4、 负责与公司的帐目核对。 5、 负责库存管理。
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6、 负责各类原始销售凭证的保管。 7、 负责组织店面样品的陈列。 8、 完成店长交办的其他工作。 ㈢、店员
1、 负责店内的销售工作。 2、 负责货物的取、送及发货。 3、 负责店内样品陈列及卫生管理。 4、 负责店内库存的整理。
5、 完成（副）店长交办的其他工作。
第四章 附则
第三十条 本制度自XXXX年1月1日起施行。 第三十一条 本制度由公司办公室负责解释及修订。
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