摘要。秘书，在我国主要是指党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。秘书工作概括起来，就是辅助管理，综合服务。在组织结构体系中，秘书是组织活动的中介，秘书的有效职能活动，能够使人们的工作效力、生产和管理成果得到有效的提高。秘书的职能活动不能脱离社会，具有鲜明的对立统一性。总的来说，秘书就是为领导服务。
在
秘书的工作实践中，充分发挥着参谋咨询、辅佐决策、检查督办、沟通协调、工作效益和执行效益等重要作用，真正达到管理机关对秘书工作的要求。
关键词：秘书的职能活动、辅助职能
一、秘书工作有辅助性被动性，决定秘书对领导的从属地位 1.综合辅助是秘书活动的显著特点
秘书活动的综合辅助特点，要求秘书在职能活动中充分发挥参谋咨询、辅佐决策和检查督办的重要作用。
秘书部门被称为综合办公部门，秘书工作的要旨，是为领导工作提供服务。秘书的实践活动，大多带有综合辅助性。综合辅助既是秘书活动的显著特点，又是指导秘书工作的重要原理。在组织运转中，下级各方面的情况，需要通过秘书调查研究、接待来访和处理来信，将下级各方面的请示、汇报、报表，收集起来并进行综合，提供给领导，以辅助其了解下情。同时，秘书通过撰拟情况简报、通报，组织各类会议，授权传达上级指示等活动，综合上级各项指示和要求，使下级能够正确地理解上级领导的各项活动意图，理解长远的计划和近期的安排，在行动上彻底贯彻执行。
2.辅佐决策在秘书职能活动中具有重要作用。
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秘书的辅佐决策作用，体现在日常的调查研究，处理来信来访，收集处理信息，参与讨论起草工作计划等实务中。秘书的参谋咨询活动，很大程度上也是对领导决策的有效辅佐。秘书在领导机关工作，上传下达，沟通四方，便于领会决策意图，检验决策执行效果，收集反馈意见，对决策的形成、实施、修正、补充和优化，能够起到重要的作用。因为秘书职能工作大多与领导决策有着密切联系，因此便于在各方面为决策提供有效的依据。秘书在决策执行中的各项职能活动，能够有效地加速决策的进程，保证决策的实施。在优化决策和实施决策的过程中，秘书能够起到不可低估的作用。
秘书要发挥综合办公的职能优势，全面系统地辅佐决策，不仅从可行性，还可以从组织内外环境条件的发展的角度，考虑决策执行的适度性和决策宗旨的维持性。全面地协助领导人进行科学决策，系统地跟踪决策目标实现全过程，是秘书辅助决策的一大特点。秘书全面系统地辅佐决策，又具体体现在其日常工作中发现问题，协助领导人分析问题和解决问题的随机事件中。在这个全过程的具体工作中，无论发现哪一方面、某个因素出现问题，便能立即协助领导人分析和解决问题，这就形成了秘书全面系统地辅佐决策与随机性地辅佐决策的有机结合。
秘书既要为决策形成提供各方面的服务，又要具体参与决策实施工作，在实施中为领导指挥、协调和控制决策实施过程，确保决策目标的实现。这种对决策的形成辅佐与实施辅佐的结合，有利于秘书在形成决策的辅佐中，更具体的从实施决策的各步骤、各环节和各项具体措施，深入细致地考虑决策方案的科学性、可行性和可受性；在决策实施的辅助中，完整全面地考虑实施方向与决策目标的一致性，决策要求与实施效果的统一性。
3.沟通协调是秘书部门和秘书人员的重要职责。
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沟通协调是保持组织机能的整体性的重要手段，是秘书部门和秘书人员的重要职责。现代组织系统结构复杂，分工密细，必须以有效的沟通协调维系其整体性。
秘书部门是组织内外信息集散的重要枢纽，秘书在处理信息的过程中，能够及时发现组织管理中的局部失调现象和潜在的失调危险，然后有的放矢地加强信息沟通，使各相关方面了解事情的真相，促进相互的理解和信任，就可以消除误解，化解矛盾，解决不少失调问题，从而促进各相关方面的相互配合与合作，维系组织和谐运转。
秘书既能全面地领会领导决策层对工作的总体计划和各个阶段的工作重点；又能比较充分执行基层的具体情况以及实际存在的困难和要求。因此，当上下出现矛盾和失调时，秘书有着从中沟通协调的便利条件，促进上情下达，下情上达。在领导机关的各职能部门中，秘书既能了解每个部门的业务要求和运转状态，又能了解各部门间的相互配合关系。当职能部门间出现事权交叉、事权冲突的失调状况时，秘书能够及时发现问题，及时向领导人报告有关情况，协助领导人进行协调和仲裁。
秘书部门代表领导机关办理组织管理中的各项工作事务，在办理过程中不仅与各子系统、各相关方面，能保持密切的联系，而且能取得各相关方面的信任和支持，这是秘书为各相关方面提供办公办事的服务所取得的效果。
秘书职能和职责（二）
一、在办公室领导的统一安排下，负责起草全校综合性行政公文以及学校领导的有关讲话稿。
二、负责以学校名义发文的核稿和在有关单位的配合下做好文稿校对工作。
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三、协助办公室领导做好院长办公会议议题收集工作和有关会议的材料准备工作。
四、协助学校领导和办公室领导做好政策研究和调查研究工作，为领导提供决策依据。
五、编制学校周程安排表。
六、在有关单位的配合下，负责全校的对外交流和合作工作。 七、会同党委办公室负责编印出版《茂名学院信息》。
八、负责校内各单位(部门)或教职工的有关请示、报告等的转办工作。 九、遵守保密纪律，做好保密工作。
十、完成学校领导和办公室领导交办的其他工作。
秘书职能和职责（三）
一、负责上级行政公文的收发、登记、呈送拟办、传递、催办、清退、注办、立卷归档或销毁等文件处理工作。负责学院发文登记编号。
二、负责掌管、使用校行政印章和院长印章、学院合同专用章，院长办公室印章，办理各行政部门刻制印章的有关手续。开具对外行政介绍信、证明，负责制作和发放工作证、办理学生毕(结、肄)业证验印盖章。
三、负责接待上级机关和兄弟单位领导来校视察、指导、参观访问；负责校友会的联络接待工作。负责以学校名义召开的有关会议会务组织工作(含学校各种会议____)。
四、负责校领导接待日会务，校长信箱(含网上信箱)管理，处理群众来信来访。
五、负责全校行政综合性统计报表工作。协调各部门以学校名义上报的各种报表汇总工作。
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六、负责全校公事邮件的寄发及院领导、院长办电话费管理工作。 七、负责管理、调度院领导用车和接待用车、院长办工作用车。 八、负责学校党政上报下发的各种公文、材料打印、装订工作。
九、负责学校会议室、接待厅及领导办公场所清洁卫生、茶水供应管理。校领导和院长办物资管理、安全保卫、办公用品领取及其他行政事务工作。
秘书职能和职责（四）
一、负责正常上班时间的政府值班室工作。 二、负责非工作时间办公室的值班安排工作。 三、负责县政府、县政府办公室会议的会务服务工作。 四、负责《信访摘报》的编发工作。
五、负责市政府信箱交办事项的接收、登记、送签工作。 六、参与有关突发事件和应急事项的协调处理。
七、负责县政府和县政府办公室印章的管理、使用和保护工作。 八、负责县政府和县政府办公室来宾的食宿安排等日常接待工作。 九、负责县政府办公室机动车辆调度、管理工作。 十、完成领导交办的其他工作。
秘书职能和职责（五）
负责以县政府、县政府办公室名义发文、发电的拟写、审核、送签和制发。 撰写《政府工作报告》、县人民政府相关文稿和县政府领导讲话稿。 承办县人民政府全体会议、县人民政府常务会议、县长办公会议、县人民政府党组会议及县人民政府县长、副县长有关专题会议的会务服务和纪要拟写等工作，围绕县人民政府中心工作组织开展调查研究。
服务县政府领导活动，做好情况记录、整理和交办事项的办理工作。
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文书科工作职责
负责县政府、县政府党组和县政府办公室印鉴的管理和使用。 负责协同办公平台收发文管理工作。
办理各类外来文电和文件收发、传阅、分办、催办及归档等工作。 做好以县政府、县政府办公室名义制发的各种文电的校对、登记、编号及归档等工作。
指导县政府系统公文处理工作。
负责办公室涉密网络管理工作，承担县政府和县政府办公室机要保密工作，按规定处理各类涉密文电，建立计算机和存储介质(涉密和非涉密)使用责任制并监督、指导各科室(管理部门)做好管理和使用，确保机要文电、秘密事项、涉密信息安全。
综合科工作职责
协助办公室领导处理办公室日常事务工作。
负责县人民政府办公室党组会议、办公室主任会议、办公室干部职工会议的会务及文秘工作。
负责县政府办公室资料的收集、整理、立卷归档和管理工作。
组织制定办公室工作计划、拟写工作总结，起草办公室重要文稿，配合有关科(室、办、局)督促检查办公室内部规章制度的贯彻落实。
负责办公室机构编制、干部人事(离退休干部管理)、教育培训、普法教育、计划生育、社会治安综合治理、党建、党风廉政、精神文明建设、人民群众来信来访、挂乡帮扶和国旗、国徽管理等工作。
完成办公室交办的其它事项。 信息科工作职责
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负责制定、实施全县政府系统政务信息工作计划，做好政务信息的收集、编辑、报送及上级约稿工作，编发《贵定政务信息》。
负责《贵定县人民政府公报》的编辑、发行工作。指导各镇(街道)、部门抓好政务信息工作。组织开展专题政务调研，总结推广专项工作经验，为县政府领导提供信息决策参考。
做好政府网站信箱留言的处理、回复工作。
协调、指导、督促做好全县政府信息公开工作，负责县政务信息公开的登记、审查公布工作。
负责贵定县人民政府门户网站管理和内容保障工作。指导县信息管理中心工作。
行政科工作职责
负责办公室劳动工资、专业技术职务评聘和后勤服务等工作，编报预算、决算和财务制度会计建设、资金(资产)管理与监督工作。
负责办公室设备、设施及办公用品管理。负责办公室报刊征订、收发等工作。
负责办公室内部接待、物资采购、公务用车管理工作。负责县政府大楼周边环境管理和办公室清洁卫生工作。配合有关科(室)做好相关会议的会务及后勤保障工作。
督查和建议提案科工作职责
负责与县督查督办考评局对接，对各单位落实县政府及县政府领导决策部署和各项工作安排情况进行督查，跟踪督查重要会议和会议议定事项落实情况。
建立健全政府系统和办公室内部督查制度，组织开展政务督查和办公室内部督查工作，负责办公室年度综合目标管理考核工作。
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负责州人大、县人大代表建议和州政协、县政协委员提案的办理、答复及文电处理工作。
指导、协调、督促和检查全县政府系统建议提案办理工作。 围绕建议提案办理开展调研工作。
秘书职能和职责（六）
1.协助市长、副市长、办公室主任及副主任安排和处理日常事务；负责市长下基层时的外勤服务工作。
3.负责市人民政府常务会议、市政府党组会议、全体会议、市长办公会议、办公室主任会议的准备、服务、会议记录及会议材料整理工作。
4.负责管理市人民政府和市人民政府办公室印章。
5.负责起草、审核、校对、复核以市人民政府及市人民政府办公室名义行文的有关文件材料；负责组织市领导讲话、汇报文稿的起草与审核工作。
6.负责上级机关交办公文的签收、传阅、转办、立卷归档工作。
7.负责市人民政府和市政府办公室文电的登记、编号、用印、分发等发文处理、立卷归档及销毁工作。
8.负责市人民政府办公室文件材料的打印、复印工作。 9.负责市政府办公室保密、机要工作。
10.负责市政府领导和办公室领导交办的其他工作。 常务会工作准备：
1.市长确定上会议题后，及时搞好议题； 2.将每个议题的材料准备____份； 3.成套整理成28套； 4.议题原件要排好序，准备。
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